Une fois votre statut TVA configuré et votre enregistrement sur Peppol validé et actif sur Assistool, vous pouvez accéder à l'ensemble des fonctionnalités spécifiques pour centraliser l'envoi et la réception de vos documents dans Assistool ainsi que profiter des rapports financiers croisés de vos ventes et vos dépenses.

Au sein de vos factures de vente, nous avons ajouté un nouveau type de ligne : "Ligne de vente avec TVA".

La fonctionnalité "Factures & paiements" a été mis à jour pour vous permettre d'envoyer vos documents (factures et notes de crédit) via le réseau Peppol.

Une fois votre facture créée et comptabilisée, vous pouvez l'envoyer au destinataire en cliquant sur l'action "Envoyer". Dans la fenêtre flottante qui s'ouvre, vous pouvez désormais voir deux nouvelles options s'afficher :

La première option est la nouvelle méthode d'envoi de votre facture en format électronique via le réseau Peppol. La seconde option vous permet de télécharger le format UBL qui correspond en fait à un format .xml avec toutes les données de votre facture, y compris des éventuels pièces-jointes.

Si ces options ne s'affiche pas, cela signifie que vous n'êtes pas correctement enregistré et/ou connecté au réseau Peppol sur Assistool.
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Enfin, sur l'option d'envoi de votre facture via Peppol, plusieurs statuts peuvent s'afficher et vous permettent de vérifier si vous et votre client êtes dans les dispositions nécessaires pour envoyer/recevoir votre facture via Peppol.

Le statut "Enregistré" signfie que tout est en ordre pour que vous puissiez envoyer votre facture via Peppol. Cela signifie que vous avez bien entré le N° de TVA de votre client et que ce dernier est bien enregistré et actif sur Peppol.

Une fois la méthode d'envoi via Peppol sélectionné, une fenêtre flottante apparaitra pour vous demander de confirmer votre souhait d'envoyer votre facture au destinataire concerné via Peppol. Cliquez simplement sur "Envoyer" et le tour est joué ! Vous pourrez ensuite retourner sur "Renvoyer" si vous souhaitez voir l'historique et le statut de vos envois et également vérifier qu'aucune erreur à l'envoi ne se soit produite.

Pour envoyer une facture via Peppol, le numéro de TVA de votre client est obligatoire. C'est cet identifiant unique qui permet au réseau de délivrer le document au bon destinataire (tout comme vous les recevez via votre propre numéro).

Veillez dès lors à vérifier que le numéro de TVA de votre client soit bien indiqué dans le bloc "Destinaire" de votre facture. Cette donnée peut également être complétée dans le fiche de contact de votre client.

Pour envoyer une facture via Peppol, le destinaire de votre facture doit obligatoirement, lui aussi, être enregistré sur le réseau Peppol. Dans le cas contraire, vous ne pourrez lui envoyer votre facture via cette méthode d'envoi.

Si ce statut apparaît, vous devrez alors transmettre votre facture par un moyen traditionnel, comme l’e-mail ou la remise en main propre. Nous vous conseillons toutefois de contacter votre client afin de vérifier pourquoi il n’est pas enregistré sur Peppol et de vous assurer qu’aucun autre problème n’est en cause.

Lorsque vous cliquez sur "Envoyer la facture via Peppol", une fenêtre flottante s’affiche pour vous demander de confirmer l’envoi. Il vous suffit alors de cliquer sur "Envoyer" pour valider la transmission de votre facture sur le réseau Peppol.

Une fois votre facture envoyée, vous pouvez re-cliquer à tout moment sur le bouton "Renvoyer" si vous souhaitez envoyer à nouveau votre facture au destinataire, via Peppol ou tout autre moyen. Mais si vous cliquez sur l'option d'envoi via Peppol, une nouvelle fenêtre apparait et vous indiquer que vous avez déjà envoyé votre facture et vous informe du statut et les éventuelles erreurs rencontrées durant l'envoi de votre facture.

Vous ne devriez en principe jamais — ou très rarement — rencontrer l’une de ces erreurs. Et si cela devait arriver, elles seront généralement indépendantes de votre volonté : il peut s’agir d’un problème temporaire sur le réseau Peppol, d’un statut incorrect chez le destinataire ou, plus rarement, d’un incident interne à Assistool.

Dans la plupart des cas, la situation se résout d’elle-même. Nous vous recommandons donc d’effectuer les vérifications nécessaires auprès de votre client et/ou de réessayer un peu plus tard. Si l’erreur persiste, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance : nous ferons de notre mieux pour vous aider.

Une fois votre statut TVA configuré et votre enregistrement sur Peppol validé et actif sur Assistool, vous recevez automatiquement toutes vos factures d'achat et les éventuelles notes de crédit liées à vos achats directement dans Assistool.

Dans le menu principal de l'outil, cliquez sur la fonctionnalité Gestion des frais et dans le menu déroulant qui s'ouvre, vous voyez désormais "Mes dépenses" qui correspond à vos frais dans Assistool et Peppol Inbox, qui correspond à votre boite de réception des documents réceptionnés sur le réseau Peppol.

Un document Peppol est envoyé et réceptionné sous format UBL (Universal Business Language), qui est un standard international basé sur XML pour l'échange de documents commerciaux électroniques.
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Un document Peppol affiche un statut de réception et contient toutes les données d'identification nécessaires, c'est-à-dire, la dénomination commerciale (nom/prénom ou nom de la société), le N° de TVA, l'adresse complète, un n° de document, une date d'émission ou de réception, une date d'échéance de paiement, une communication (libre ou structurée), un n° de compte bancaire (IBAN) ainsi que les imputations qui détaillent chaque ligne du document et enfin le total HT, le % de TVA, le total TTC, le solde à payer, etc.
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La majorité des fournisseurs incluent, dans le fichier UBL, le document au format PDF également. Toutefois, si le PDF n'est pas inclus, vous aurez toujours accès à un résumé de document automatiquement généré par notre système si vous avez besoin de l'envoyer sous format .PDF.

Une fois un document Peppol réceptionné, vous pouvez effectuer différentes actions directement depuis la vue détaillée du document :

Pour vous permettre de rester informé.e sans devoir surveiller en permanence votre interface, Assistool vous envoie automatiquement des notifications par e-mail dès qu’un événement important survient : réception d’un document, refus d’une facture, ou toute autre action nécessitant votre attention :

Une fois votre document accepté dans Peppol Inbox, vous pouvez le convertir en dépense sur Assistool et l'importer dans la gestion des frais.

Cette étape est cruciale car le système va automatiquement :

Une fois le document importé et la dépense créé dans votre gestion des frais, il ne vous restera plus qu'à définir la charge pour chaque imputation afin d'en déterminer les pourcentages de quote-part privée/pro et le % de déductibilité.

Pour tirer pleinement parti de l’arrivée de Peppol dans Assistool, nous avons développé des rapports financiers complets, conçus pour vous offrir une vision claire et structurée des chiffres clés de votre activité.

Grâce à la réception automatique de vos factures d’achat via Peppol, la gestion de vos frais devient enfin simple et fluide : plus besoin d’encoder chaque dépense manuellement. En croisant vos ventes et vos achats, Assistool peut désormais vous fournir un tableau de bord financier complet, accompagné d’indicateurs essentiels tels que :

Votre rapport financier vous aide à vérifier en un coup d’œil si le total de vos ventes annuelles dépasse — ou non — le seuil de 25.000 €, afin de déterminer votre maintien ou non dans le régime de la franchise TVA.

Nous affichons vos revenus à venir en tenant compte des séances passées mais pas encore facturées, ainsi que des rendez-vous déjà planifiés et pour lesquels vous pourrez émettre de nouvelles factures sur l’année en cours. Vous pouvez ainsi estimer plus facilement votre trésorerie actuelle et future, et vous projeter avec davantage de clarté dans le développement de votre activité.

Nous mettons également en avant plusieurs analyses clés : vos patients les plus récurrents, vos prestations les plus réalisées, la répartition des paiements (tiers payant / non-tiers payant, modes de paiement, etc), ainsi que les montants perçus auprès des patients et des mutuelles. Ces indicateurs vous offrent dès lors une lecture plus fine de la dynamique réelle de votre activité !

En tant que logopède indépendant, vous bénéficiez de l’intervention annuelle de l’INAMI pour la constitution de votre épargne, calculée sur base du nombre de prestations ou des valeurs R. Assistool comptabilise automatiquement vos séances et vos R sous trois angles différents :

Pour rappel, les montants octroyés par l’INAMI varient en fonction de votre activité annuelle :

Pour en bénéficier, vous devez introduire une demande auprès de l’INAMI et d’une caisse d’assurances. Plus d’informations sont disponibles sur le site de l’INAMI.
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Vous l’aurez compris : l’arrivée de Peppol apporte de nombreuses améliorations dans Assistool et représente une belle opportunité d’accélérer la digitalisation administrative des thérapeutes. C’est un pas important vers une gestion comptable plus simple, plus automatisée et enfin alignée avec les exigences légales. Autant en profiter !

Merci d’avoir parcouru cet article jusqu’au bout — nous savons qu’il contient beaucoup d’informations, mais mieux vaut être trop bien informé·e que pas assez. Vous avez désormais toutes les clés en main… et notre assistant IA saura également vous guider si vous lui posez des questions à ce sujet.

Nous vous souhaitons une transition Peppol aussi fluide que possible. Et, comme toujours, notre équipe d’assistance reste à votre disposition en cas de doute ou de difficulté !