Votre patientèle est complète et vous peinez à gérer les nouvelles demandes de prise en charge au quotidien ? Nous avons pensé une solution pour vous !
Vous pouvez désormais créer des listes d'attente, que vous pouvez gérer et organiser comme bon vous semble, pour mettre en attente des candidats. Ces derniers peuvent s'inscrire sur vos listes d'attente via le formulaire d'inscription de votre nouveau site web personnalisé ou manuellement par vos soins, directement au sein de cette fonctionnalité.
Gérer vos listes d'attente
Pour créer ou configurer vos listes d'attentes et gérer les candidats qui y sont inscrits, rendez-vous dans la fonctionnalité "Dossiers patient" et cliquez sur le bouton turquoise en haut à droite "Listes d'attente" pour accéder à la gestion de vos listes.
Vos listes d'attentes se divisent en trois onglets distincts :
La liste des candidats en attente qui regroupent tous les potentiels patients, en attente d'un créneau pour être pris en charge. Ils sont automatiquement triés chronologiquement par ordre d'arrivée.
La liste des candidats acceptés et dont la prise en charge à été confirmée et qui font désormais parti de vos patients en cours de traitement.
La liste des candidats refusés, avec qui vous avez décidé de ne pas démarrer de prise en charge.
A votre arrivée dans la fonctionnalité, une liste d'attente "par défaut" existe déjà. De ce fait, vous n'avez pas forcément à créer une nouvelle liste si vous ne désirez pas en utiliser plusieurs.
Cependant, si vous le souhaitez quand même, vous pouvez également créer plusieurs listes d'attente différentes; une par pathologie, par type ou lieu de prestation ou encore par période par exemple. Pour ce faire, rendez-vous dans la gestion de vos listes en cliquant sur le bouton mauve "Listes" en haut à droite de votre écran. Une fenêtre s'ouvre alors et vous permet de créer une nouvelle liste d'attente.
Pour créer une liste d'attente, vous devez définir :
Le titre de votre liste d'attente
Le nom de la liste affiché sur votre site web via le bouton d'inscription intégré
Le modèle de fiche de renseignements à envoyer et faire compléter par défaut par le candidat qui souhaite s'inscrire à votre liste d'attente.
Le modèle d'e-mail à envoyer par défaut lors de la "première demande de confirmation d'inscription" à votre liste d'attente.
Le modèle d'e-mail à envoyer par défaut pour les "prochaines demandes de confirmation d'inscription" à votre liste d'attente, qui permettent au candidat de renouveler son souhait et son intérêt de rester inscrit dans la liste d'attente en cas d'attente prolongée.
Le modèle d'e-mail à envoyer par défaut pour annoncer au candidat votre acceptation quant à sa prise en charge en tant que nouveau patient.
Le modèle d'e-mail à envoyer par défaut pour annoncer au candidat votre refus quant à sa prise en charge en tant que nouveau patient.
Une fois le tout complété, vous pouvez cliquer sur le bouton vert en bas à droite "Ajouter" pour créer votre nouvelle liste d'attente.
Une fois votre nouvelle liste d'attente créée, une liste déroulante apparait en haut de la page, à côté du champ de recherche, vous permettant de switcher d'une liste à une autre et ainsi afficher les candidats de chaque liste.
Gérer les modèles d'e-mail par défaut
Plus haut dans cet article, nous vous expliquions que vous pouvez définir les modèles de message que vous désirez envoyer par e-mail automatiquement aux candidats qui souhaitent s'inscrire à votre liste d'attente. Nous avons préalablement préparer des modèles, simples, pour y répondre correctement. Cependant, si vous désirez y ajouter votre "touch" ou repenser compléter nos modèles de messages, vous êtes évidemment libre de le faire !
Rendez-vous dans votre boite à outils, dans la catégorie "Communication" et cliquez sur l'outil "Modèles de messages". Dans la fenêtre qui s'ouvre,une liste des différents modèles existants s'affiche. Si vous souhaitez modifier un modèle, cliquez sur le bouton "Dupliquer" et définissez votre propre message en veillant à bien intégrer les différentes balises nécessaires. Pour finir, cliquez sur le bouton bleu "Créer". Vous pouvez également créer un nouveau modèle en partant de zéro en cliquant sur le bouton vert en bas à gauche "Créer un modèle".
Une fois vos nouveaux modèles fin prêts, vous pourrez les définir dans les champs de sélection des modèles d'e-mail de vos listes d'attente. C'est aussi simple que cela !
Inscrire un candidat
Au sein de chaque liste, vous pouvez, à tout moment, inscrire manuellement un candidat à l'aide du bouton vert "Ajouter un candidat" en haut à droite de l'écran.
Une fenêtre s'ouvre alors afin que vous puissiez soit sélectionner le patient concerné (déjà inscrit comme patient sur votre compte Assistool) ou soit compléter les informations générales de votre candidat directement.
En même temps, vous pouvez, d'ores et déjà, indiquer un commentaire, une raison de la demande de prise en charge, une ou plusieurs étiquettes et enfin sélectionner une fiche de renseignements que votre candidat sera invité (par e-mail) à compléter en ligne afin de valider son inscription à votre liste d'attente.
Il est également bon de savoir qu'une fois qu'un candidat est ajouté à une liste d'attente, il reçoit un e-mail de confirmation d'inscription sur l'adresse e-mail renseigné (dans son dossier patient ou dans le formulaire d'ajout).
Gérer un candidat inscrit
Une fois un candidat inscrit, vous pouvez accéder à son profil en cliquant sur le bouton bleu "Consulter" à droite de chaque ligne correspondante du tableau des candidats. Sur le même bouton, vous pouvez d'ailleurs accéder aux actions rapides en cliquant sur la petite flèche descendante à droite du bouton. Cela vous permettra de réaliser des actions plus rapidement sans forcément devoir entrer dans le profil d'un candidat.
Une fois arrivé.e sur son profil, vous pouvez voir l'ensemble de ses informations générales, l'historique de toutes les démarches déjà effectuées et une éventuelle explication liée à sa demande de prise en charge. Vous pouvez également y retrouver et lire les réponses de la fiche de renseignements que votre candidat aura complété au moment de son inscription.
Si vous désirez soumettre une nouvelle fiche de renseignements (davantage lié à sa pathologie par exemple), vous pouvez à tout moment le faire en ajoutant une nouvelle fiche de renseignements et en l'envoyant à votre candidat.
Pour finir, vous pouvez également réaliser plusieurs actions en haut à droite de l'écran de son profil de candidat, à savoir :
Demander confirmation : envoyer un e-mail pour demander au candidat de renouveler son souhait d'être pris en charge pour un suivi thérapeutique et de conserver sa position dans la liste d'attente.
*Cette fonction vous sera très utile lorsque vous vous apprêtez à accepter un candidat comme nouveau patient après une longue période d'attente et que vous désirez vous assurer que ce dernier souhaite toujours être pris en charge.
Confirmer manuellement : confirmer la position du candidat dans la liste d'attente
*Cette fonction vous sera très utile dans les cas où vous êtes sûr.e que le candidat souhaite rester dans votre liste d'attente.
Accepter : valider la prise en charge du candidat et l'ajouter dans vos dossiers patients. Vous pourrez alors lui envoyer un lien vers votre agenda en ligne pour qu'il puisse prendre rendez-vous.
Refuser : votre candidat reçoit une notification de refus ainsi que de sortie de votre liste d'attente. Vous pouvez évidemment indiquer une raison à ce refus.
Inscription des candidats sur mon site web
Sur Assistool, vous pouvez désormais créer et mettre en ligne votre propre site web professionnel en toute autonomie ! Et cerise sur le gâteau, il est possible d'y ajouter un bouton d'action(s) principale(s) pour rediriger vos visiteurs vers l'inscription à une liste d'attente !
Vous êtes intéressé.e d'ajouter ce bouton à votre nouveau site web ? Rien de plus simple, suivez les quelques étapes décrites dans le guide suivant et vos inscriptions seront ouvertes en aussi peu de temps qu'il faut pour le dire.