Sommaire

  1. Introduction

  2. Créer un bilan

  3. Rédiger un bilan de A à Z
    1) Identification
    2) Anamnèse
    3) Résultats
    4) Rédaction
    5) Aperçu

  4. Suivi d'un bilan

  5. Besoin d'assistance ?

Introduction

La rédaction des bilans est une tâche lourde, complexe et surtout obligatoire pour obtenir les accords de remboursement de vos prestations en logopédie. C'est pour cela que notre équipe a travaillé d'arrache-pied durant de longs mois afin de développer le parfait outil d'aide à la rédaction des bilans et ainsi grandement vous faciliter la tâche !

Cette nouvelle fonctionnalité vous fera non seulement gagner du temps mais elle limitera également les possibles erreurs humaines. En effet, au delà du travail fastidieux que requiert la rédaction d'un bilan, il est très courant qu'il puisse être mis en attente voire même refusé par la mutuelle dû à un oubli ou une information incorrecte (ex: la date d'édition d'un test). Et cela retarde généralement la prise en charge de votre patient et vous demande donc davantage de travail pour récupérer le coup ! Et si tous ces tracas étaient de l'histoire ancienne ?

Grâce à ce nouvel outil d'aide à la rédaction des bilans, Assistool change la donne et réalise, pour vous, "presque" tout le travail automatiquement en vous guidant tout au long de la rédaction de vos bilans et en veillant à ce que toutes les étapes et informations obligatoires soient bien réalisées et présentées.

Pour garantir son efficacité jusqu'au bout, cette nouvelle fonctionnalité se base sur de nombreuses sources officielles telles que les listes limitatives de l'INAMI ou encore le fameux Compendium. La mise en page des bilans se base, elle, sur le modèle de bilan standardisé récemment fourni par l'Union Professionnelle des Logopèdes Francophones et recommandé par l'INAMI. Le but étant de délivrer aux mutuelles des bilans respectant toujours la même structure et la même hiérarchie d'information et ainsi d'en accélérer le traitement et la délivrance des accords. Si vous désirez de plus amples informations concernant le bilan standardisé, nous vous invitons à prendre connaissance de l'article suivant :

Ayant toujours la volonté de ne pas vous enfermer dans un système trop stricte et restrictif, l'outil d'aide à la rédaction des bilans se veut ouvert et accessible et vous permettra de tout personnaliser à votre guise; du contenu et des valeurs de chaque test, aux modèles de textes, jusqu'à la mise en page final de votre document !

*Pour finir, nous tenions à souligner un dernier point et pas des moindres. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour nos membres en formule Pro et il s'agit là du dernier module phare compris dans cet abonnement. Ayant aujourd'hui atteint nos objectifs de développement, les prochaines nouveautés importantes feront désormais partie de l'abonnement Premium, à découvrir prochainement !

Convainçu(e) ? Envie de découvrir cette fonctionnalité et enfin réaliser vos bilans en un tour de main ? Alors, on commence !

Créer un bilan

Pour créer un nouveau bilan, rendez-vous dans la rubrique "Bilans". Une fois sur la page de vos bilans, cliquez sur le bouton vert en haut à droite "Créer un bilan".

Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations du destinataire lié à ce bilan. Sélectionnez le patient, la prise en charge concernée, la fiche de renseignements (peut être déjà complétée dans le dossier de votre patient), la pathologie traitée, le(s) code(s) de prestation et le(s) lieu(x) de prestation concernés ainsi que la date officielle de rédaction du bilan.

Enfin, vous pouvez sélectionner le modèle à utiliser pour la mise en page de votre bilan. Si vous utilisez un modèle spécifique pour vos factures, vous pouvez reprendre le même pour vos bilans afin de récupérer le logo, les codes couleurs utilisés, etc. Si vous désirez créer un nouveau modèle spécifiquement pour vos bilans, rendez-vous dans la gestion de vos modèles de facture et créez un nouveau modèle.

Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton bleu en bas à droite "Ajouter" pour lancer la création de votre nouveau bilan.


Rédiger un bilan de A à Z

L'outil d'aide à la rédaction des bilans est basé sur un processus de 5 étapes chronologiquement représentées par 5 onglets ayant chacun une fonction bien précise :

1. Identification

L'identification constitue la première partie de la rédaction de votre bilan et représente la base des informations et des configurations sur laquelle votre bilan s'établira. L'identification se développe en 6 blocs distincts :

  • Configuration : définissez le patient et la prise en charge concernée par votre bilan. Si vous avez déjà complété ou fait compléter par votre patient une fiche d'anamnèse dans son dossier, vous pouvez la sélectionner et ainsi l'importer dans l'anamnèse de votre bilan. Pour finir, indiquez la date de rédaction de votre bilan ainsi que la pathologie traitée, le code de prestation correspondant et le lieu des prestations de soins concerné par ce bilan.

  • Check-List : pour chaque pathologie et/ou type de traitement, notre système vous propose une check-list des éléments à ne pas oublier lors de la rédaction de votre bilan. Vous pouvez gérer cette liste à votre guise et y ajouter vos propres tâches administratives et/ou étapes importantes pour la création de votre bilan.

  • Logopède : entrez ou modifiez vos informations d'identification obligatoires en tant que thérapeute.

  • Patient : entrez ou modifiez toutes les informations d'identification obligatoires de votre patient, c'est-à-dire les informations générales déjà reprises dans son dossier patient telles que sa date de naissance, son n° de registre national ou encore son n° d'affiliation à la mutuelle.

  • Prise en charge : entrez, modifier et/ou vérifiez les données de prise en charge de votre patient comme le code de nomenclature utilisé, le lieu de prestation, le/les médecin(s) prescripteur(s) ou encore la mutuelle à laquelle il est affilié. Ces informations de prise en charge, si elles ont déjà été complétées dans le dossier patient, se complèteront automatiquement dans votre bilan. Il s'agit seulement là d'un lien d'accès rapide au besoin.

  • Test(s) et niveau d'étalonnage : sélectionnez le(s) test(s) que vous avez utilisé(s) parmi la liste de tous les tests repris dans la liste limitative actuelle. Définissez également les niveaux d'étalonnage correspondant à l'âge et/ou la classe fréquentée par votre patient pour ainsi entrer automatiquement les données d'identification du test (auteurs, date d'édition) mais également créer le tableau des résultats. Il est bon de savoir que vous pouvez à tout moment créer un nouveau test qui ne serait pas présent dans notre liste ou modifier un test existant si une donnée devait être ajustée. Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article suivant :

2. Anamnèse

L'anamnèse correspond aux antécédents de votre patient et aux renseignements liés à la pathologie que vous avez sélectionnée lors de l'identification. Cette fiche s'établit comme un formulaire à compléter par vous-même ou par votre patient. Nous avons, par défaut, rassemblé dans ces fiches de renseignements, toutes les informations minimales et obligatoires à fournir dans l'anamnèse d'un bilan. Leur contenu n'est pas forcément exhaustif et peut, à tout moment, être modifié afin que vous puissiez créer vos propres modèles.

Il est d'ailleurs possible que vous ayez déjà complété une fiche d'anamnèse liée à la pathologie de votre patient, dans son dossier. Le cas échéant, et comme c'est son but initial, cette fiche sera automatiquement importée dans votre bilan pour vous faire gagner du temps et ne pas vous obliger à répéter l'opération une deuxième fois. Elle est pas belle la vie ?! 😎

En complétant ce formulaire, les renseignements que vous avez fournis se retrouveront automatiquement sous forme de texte dans l'anamnèse de votre bilan final. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des fiches de renseignements, nous vous invitons à lire l'article suivant :

Une fois votre formulaire complété, il vous faudra cliquer sur le bouton vert "Sauvegarder" en haut à droite de l'écran avant de passer à l'étape suivante.

3. Résultats

Une fois l'identification de votre bilan établie et l'anamnèse complétée, vous pouvez encoder, dans l'onglet "Résultats", les scores obtenus par votre patient lors des batteries de tests.

En terme d'encodage des résultats, notre équipe vous a grandement pré-mâché le travail puisque tous les titres des tests et subtests (de la liste limitative de l'INAMI) ont déjà été encodés dans notre système. De ce fait, les renseignements de chaque test, les différents exercices, épreuves, pondérations, méthodes de calcul et étalonnages libres de droit ont tous été encodés ! Une seule chose manque; les étalonnages soumis aux droits d'auteur.

En effet, comme vous le savez sans doute déjà, la plupart des étalonnages de tests sont soumis aux droits d'auteur et protégés par leur(s) propriétaire(s) respectif(s). Il n'est, pour l'heure, pas possible de vous les proposer directement sans enfreindre ces droits et nos tentatives de partenariat avec certains d'entre eux n'ont, jusqu'à aujourd'hui, pas pu se concrétiser. De ce fait, pour le moment, vous devez acheter et disposer des tests que vous manipulez avec vos patients et que vous encodez sur Assistool pour être en règle et disposer des étalonnages.

Pour disposer des écarts-type calculés sur Assistool, vous devez donc encoder manuellement les moyennes et les écart-types dans le tableau des étalonnages du test concerné. Pour ce faire, dans l'onglet "Résultats", cliquez sur le bouton "Afficher les étalonnages" en haut du tableau pour afficher les cases à compléter pour chaque épreuve. Il est bon de savoir que vous n'aurez à encoder les étalonnages de chaque test qu'une seule et unique fois ! La prochaine fois que vous utiliserez ce test pour un autre patient, les étalonnages seront enregistrés et automatiquement encodés pour que vous puissiez calculer les écarts-type directement ! 😉

Les résultats de votre encodage seront réinterprétés graphiquement dans la mise en page de votre bilan en mettant en avant les écarts-types négatifs.

4. Rédaction

Maintenant que vous avez encodé toutes les données de votre bilan, il vous reste à rédiger, à proprement dit, votre bilan. Pour ce faire, nous vous fournissons un canevas de mise en page (une sorte de version simplifiée de Microsoft Word). Dans ce canevas, nous importons toutes les données que vous avez préalablement encodées durant les précédentes étapes (les identifications, l'anamnèse, la dénomination du trouble, les références du(des) test(s) utilisé(s), etc) afin de les mettre en page automatiquement.

Des zones de textes déjà encodées vous permettront de réaliser votre analyse qualitative ou votre plan thérapeutique mais aussi de modifier les textes importés automatiquement comme pour l'anamnèse ou la conclusion. Le tableau des résultats apparait automatiquement en mettant en évidence les scores pathologiques ainsi que les épreuves octroyant un remboursement à la mutuelle.

Tous les outils de mise en forme de vos textes sont présentés sous forme d'icônes à gauche de votre page. Sélectionnez la partie du texte que vous désirez mettre en forme et cliquez sur l'une de ces options :

  • Titre 1 : Ecrire votre texte sous forme d'un titre principal

  • Titre 2 : Ecrire votre texte sous forme d'un titre secondaire

  • Titre 3 : Ecrire votre texte sous forme d'un sous-titre

  • Paragraphe/Texte : Ecrire un texte de contenu

  • Bold : Mettre votre texte en gras

  • Italic : Mettre votre texte en italique

  • Barré : Mettre une ligne qui barre votre texte

  • Souligné : Mettre une ligne qui souligne votre texte

Il est bon de savoir qu'un passage à la ligne "Enter" équivaut à commencer un nouveau paragraphe et affichera un espace sur la hauteur automatiquement. Si vous désirez effectuer un passage à la ligne sans créer de nouveau paragraphe et donc d'espace, vous devez combiner les touches "Majuscule + Enter"

Toutes les options de contrôle de votre mise en page sont présentées sous forme d'icônes à droite de votre page :

  • Revenir en arrière : Revenir en arrière dans le temps pour récupérer un élément.

  • Revenir en avant : Revenir en avant dans le temps pour récupérer un élément.

  • Afficher/Masquer les valeurs non-importées : Vous permet de voir en surlignement rouge les données qui n'ont pas pu être importées sur base des renseignements fournis dans votre identification ou dans votre anamnèse.

  • (Ré)Importer l'anamnèse : Si des données sont manquantes au sein de votre anamnèse (et donc affichées en surlignement rouge) et que vous êtes allé les compléter dans l'identification ou l'anamnèse de votre bilan par la suite, cliquez sur cette option pour ré-importer le contenu automatiquement dans le texte de votre anamnèse.

  • (Ré)Importer les résultats : Si vous avez effectué des modifications dans l'onglet "Résultats", cliquez sur cette option pour afficher les nouveaux scores dans votre tableau des résultats.

  • (Ré)Importer la conclusion : Si des données étaient manquantes au sein de votre conclusion (et donc affichées en surlignement rouge) et que vous les avez complétées dans l'identification ou l'anamnèse de votre bilan par la suite, cliquez sur cette option pour ré-importer le contenu automatiquement dans le texte de votre conclusion.

Pour finir, une fois la rédaction de votre bilan terminée, vous pouvez enregistrer en cliquant sur le bouton vert "Sauvegarder" en haut à droite de votre page. Attention, si vous n'enregistrez pas votre page avant de changer d'onglet ou de page, votre contenu sera perdu pour toujours ! Veillez donc bien à enregistrer régulièrement l'avancée de votre rédaction pour éviter toute perte de données.

5. Aperçu

Vous voici arrivé dans la dernière ligne droite ! Félicitations, votre premier bilan avec Assistool est prêt ! Cette dernière étape vous permettra de vérifier l'ensemble des données ainsi que la mise en page finale de votre bilan. Si des corrections sont encore nécessaires, vous pouvez toujours retourner dans un des onglets des étapes précédentes, revenir dans l'onglet "Rédaction", enregistrer et revenir dans l'aperçu.

Une fois que tout est correct et que vous êtes satisfait(e) de votre bilan, il ne vous reste plus qu'à le télécharger et l'imprimer ! Pour ce faire, cliquez soit sur le bouton bleu en haut à droite "Télécharger en PDF" pour télécharger sur votre ordinateur votre bilan sous forme d'un fichier .pdf ou "Télécharger en Word" pour télécharger sur votre ordinateur votre bilan sous forme d'un fichier .docx que vous pourrez encore modifier/améliorer à votre guise sur Microsoft Word.

Suivi d'un bilan

Une fois votre bilan terminé, téléchargé et imprimé, il vous reste à le faire lire et signer par votre patient (ou son représentant) et le médecin prescripteur pour ensuite l'envoyer à la mutuelle concernée afin d'obtenir un accord de remboursement.

Pour faciliter le suivi de vos envois et accords de bilan, vous avez la possibilité d'indiquer pour chaque bilan son étape d'avancement dans cette procédure.

Une fois votre bilan envoyé à la mutuelle, cliquez sur le bouton vert en haut à droite "Marquer comme envoyé". Dans la liste de vos bilans, le statut du bilan concerné passera du statut "en cours" à "envoyé".

Une fois l'accord de la mutuelle obtenu, retournez dans votre bilan et cliquez sur le bouton vert en haut à droite "Bilan accepté". S'il a malheureusement été refusé, cliquez sur le bouton rouge en haut à droite "Bilan refusé".

Une fois votre bilan marqué comme accepté, vous avez la possibilité d'entrer un nouvel accord de remboursement pour votre patient en cliquant sur le bouton gris en haut à droite "Entrer un accord".

Vous pouvez, à tout moment, revenir en arrière en cliquant sur le bouton orange "Corriger" qui modifiera le statut de votre bilan en "en cours".

Voilà, c'est tout !

Besoin d'assistance ?

Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question dans ce guide ? Vous rencontrez un problème lors de l'utilisation de cette fonctionnalité ? Vous n'êtes pas à l'aise à l'idée de vous lancer seul(e) et désirez organiser une assistance par vidéo-conférence ? Pas d'inquiétude, nous sommes toujours là pour assister vos premiers pas dans Assistool.

Contactez notre équipe via le chat en ligne disponible via la petite bulle mauve en bas à droite de n'importe quel écran de l'outil. Nous ferons notre possible pour vous assister aussi vite que possible ! 😉

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