Introduction

Qu'est-ce qu'une fiche de renseignements et comment ça marche ?

Les fiches ou formulaires de renseignements vous permettent d'introduire, dans le dossier de vos patients, un ensemble de données et d'informations les concernant, comme par exemple : des renseignements généraux, une anamnèse, des questionnaires pour l'organisation d'activités, des fiches à compléter pour les vacances ou encore des enquêtes de satisfaction.

Les fiches de renseignements vous seront très utiles pour plusieurs raisons. Tout d'abord, elles peuvent être créés très facilement et rapidement grâce à nos modèles de fiches et de blocs pré-faits, que vous pourrez modifier et enregistrer comme bon vous semble pour être réutilisés pour d'autres patients. Ensuite, parce que les formulaires, outre le fait que vous puissiez les compléter vous-même directement sur Assistool, peuvent aussi être imprimés ou encore partagés en ligne avec vos patients pour qu'ils les complètent eux-même et ainsi gagner un temps précieux. Deux bonnes raisons de s'y mettre et de toujours disposer d'un dossier patient bien renseigné et complet !

Retrouvez dans cet article les points suivants :

  1. Création d'une fiche de renseignements

  2. Structure d'une fiche de renseignements

  3. Création d'un bloc d'informations

  4. Création d'une ligne de contenu

  5. Options d'un bloc et d'une ligne

  6. Sauvegarde de votre fiche

  7. Enregistrement de votre fiche comme modèle

  8. Mode Aperçu / Modifier

  9. Exporter & imprimer votre fiche

  10. Partager en ligne votre fiche à votre patient


1. Création d'une fiche de renseignements 

Pour commencer, rendez-vous dans l'onglet "Renseignements" de votre dossier patient. Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur le bouton vert "Créer une fiche" en haut à droite. 

Trois choix s'offrent à vous:

  1. Créer une fiche vierge en partant de zéro : Déterminez un titre et cliquez sur "Créer".

  2. Créer une fiche sur base d'un modèle pré-fait (mis à disposition par Assistool) : Sélectionnez un modèle dans la liste déroulante et cliquez sur "Créer".

  3. Créer une fiche sur base d'un modèle enregistré (que vous avez créé) : Sélectionnez un modèle dans la liste déroulante et cliquez sur "Créer".

Les modèles de fiche pré-faits :

Si vous sélectionnez la création d'une fiche sur base d'un modèle, vous remarquerez dans la liste déroulante que nous vous avons préparé les différentes anamnèses possibles pour chaque pathologie, dans leur version minimale. A vous de les compléter à votre guise. Retrouvez ci-dessous la liste des modèles mis à votre disposition :

  • A/ Trouble qui constitue un handicap pour la poursuite de la profession

  • B2/ Troubles du développement du langage oral

  • B3/ Dyslexie-dysorthographie-dyscalculie

  • B4/ Fentes palatines

  • B5/ Chirurgie tête et cou

  • B6.1/ Dysglossies traumatiques ou prolifératives

  • B6.2/ Dysarthries

  • B6.3/ Troubles chroniques de la parole

  • B6.4/ Bégaiement

  • B6.5/ Orthodontie

  • C1/ Laryngectomie

  • C2/ Troubles organiques de la voix

  • D/ Troubles de l'audition

  • E/ Dysphagie

  • F/ Dysphasie

  • G/ Locked-In-Syndrome

Une fois créée, vous serez directement redirigé(e) sur votre fiche.


2. Structure d'une fiche de renseignements

Une fiche de renseignements est tout d'abord définie par un titre, un code couleur et un icône thématique.

Le contenu d'une fiche à proprement dit se constitue de blocs correspondant chacun à des catégories d'informations. Dans ces blocs, vous pourrez ajouter des lignes correspondant chacune à une information/question spécifique.


3. Création d'un bloc d'informations

Pour créer un bloc de renseignements, cliquez dans l'espace pointillé bleu intitulé "Ajouter un nouveau bloc" dans le bas de votre fiche.

Trois choix s'offrent à vous:

  1. Créer un bloc vierge en partant de zéro : Déterminez un titre, un icône et cliquez sur "Ajouter".

  2. Créer un bloc sur base d'un modèle pré-fait (mis à disposition par Assistool) : Sélectionnez un modèle dans la liste déroulante et cliquez sur "Créer à partir de ce modèle".

  3. Créer un bloc sur base d'un modèle enregistré (que vous avez créé) : Sélectionnez un modèle dans la liste déroulante et cliquez sur "Créer à partir de ce modèle".

Une fois votre bloc créé, vous pouvez y ajouter une ligne.


4. Création d'une ligne de contenu

Pour ce faire, cliquez dans l'espace pointillé gris intitulé "Ajouter une nouvelle ligne" dans votre bloc.

Chaque ligne se constitue d'un intitulé (ou une question) et d'une réponse. Cette réponse peut se présenter sous différents formats en fonction des besoins de l'intitulé. 

Les différents formats existants sont les suivants :

  • Entrée libre : correspond à un champ de texte libre et de type "court".

  • Adresse e-mail : correspond à un champ structuré pour une adresse e-mail ([email protected]) et destiné à devenir cliquable (et ainsi pouvoir envoyer des e-mails directement).

  • Zone de texte : correspond à un champ de texte libre et de type "long". Le passage à la ligne (enter) est autorisé.

  • Adresse : correspond à une adresse postale et divisée en plusieurs champs structurés (rue, n°, boite, complément d'adresse, code postal, ville, pays).

  • Date : correspond à un champ structuré pour une date. (JJ/MM/AAAA)

  • Liste de choix : correspond à un champ structuré pour établir une liste à choix multiples.

Une fois votre intitulé rédigé et le format de votre réponse défini, cliquez sur le bouton "check" vert pour valider la création de votre champ.

Vous pourrez ensuite compléter le champ en question (si vous le souhaitez) et passer à la création de votre prochaine ligne dans ce même bloc ou à la création d'un nouveau bloc d'informations.


5. Options d'un bloc et d'une ligne

En terme d'options, vous pouvez à tout moment modifier, déplacer et/ou supprimer un bloc ou une ligne.*

*En supprimant un bloc, vous supprimez inévitablement l'ensemble des lignes qui le composent. Pour déplacer un bloc ou une ligne, il vous suffit de mettre le curseur de votre souris sur la flèche bi-directionnelle à droite, maintenir le clic et déplacer votre bloc ou ligne vers son nouvel emplacement (très utile lorsque vous désirez modifier l'ordre de vos contenus).

Les blocs possèdent cependant deux options supplémentaires par rapport aux lignes: dupliquer et enregistrer comme modèle. La première vous servira à dupliquer un bloc entier et les lignes qui le composent. La deuxième option vous servira à enregistrer votre bloc et les lignes qui le composent comme modèle pour pouvoir les réutiliser dans d'autres fiches, sans pour autant devoir tout refaire de A à Z à chaque fois.


6. Sauvegarde de votre fiche

La sauvegarde de votre fiche est automatiquement effectuée à sa création. Cependant, la sauvegarde des modifications qui y sont apportées n'est pas automatique ! Dès lors, il est indispensable d'enregistrer vos ajouts et modifications pour ne pas les perdre. Pour ce faire, cliquez régulièrement sur le bouton vert "Enregistrer" en haut à droite de votre fiche.*

*Il est bon de savoir que si votre bouton "Enregistrer" est en surbrillance et affiche un "check" à droite, c'est que votre fiche de renseignements a bien été enregistrée et n'a pas subi de modifications depuis son dernier enregistrement.


7. Enregistrement de votre fiche comme modèle

Vous pouvez également enregistrer l'ensemble du contenu de votre fiche de renseignement et en faire un modèle réutilisable pour d'autres patients. Très intéressant si vous désirez développer des exercices, rédiger des formulaires pour les grandes vacances ou encore des enquêtes de satisfaction.

Si vous désirez enregistrer votre fiche comme modèle, deux choix sont possibles :

  • Enregistrer comme nouveau modèle : enregistrer votre nouveau modèle, sans le remplacer par un ancien modèle, tout simplement.

  • Remplacer un modèle existant : enregistrer votre nouveau modèle sur un ancien modèle déjà existant. Attention que les données de votre ancien modèle seront entièrement perdues une fois remplacé par votre nouveau modèle.

Vos modèles seront par la suite disponibles lors de la création d'une nouvelle fiche de renseignements et s'afficheront dans la liste déroulante de votre fenêtre de création.


8. Modes Aperçu / Modifier

Une fiche de renseignements présente deux modes de vue bien distincts :

  • Le mode Modifier : vous permet d'afficher un rendu "dynamique" de votre fiche de renseignements. Dans ce mode, vous pouvez modifier les paramètres et le contenu de votre fiche. A la création d'une nouvelle fiche de renseignements, le mode "Modifier" sera activé par défaut. Cependant, une fois que votre fiche sera créé, complétée et enregistrée, lorsque vous retournerez dessus par la suite, c'est le mode "Aperçu" qui s'activera automatiquement. Pour modifier le contenu de votre fiche, il vous faudra dès lors changer de mode.

  • Le mode Aperçu : vous permet d'afficher un rendu "fixé" de votre fiche de renseignements. Dans ce mode, vous ne pouvez plus modifier les paramètres et  le contenu de votre fiche. Vous disposez cependant de plusieurs options pour imprimer et partager votre fiche. Mais nous y reviendrons un peu plus bas !


9. Exporter & imprimer votre fiche

Vos fiches et formulaires de renseignements peuvent être exportés en .pdf dans le but de les imprimer et de les faire compléter par vos patients. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton gris "Exporter". Comme vous le constaterez à l'exportation, notre système adapte la mise en page de vos fiches pour qu'elles soient plus faciles à compléter à la main en ajoutant des lignes pointillées ou autres cases à cocher... Voyez par vous-même un aperçu :


10. Partager votre fiche avec votre patient

Vous pouvez partager vos fiches de renseignements avec vos patients afin qu'ils puissent les compléter eux-même en ligne (De quoi vous faire gagner un temps précieux pour vos séances de bilan !). Pour ce faire, cliquez sur le bouton gris "Partager".

Activez ensuite le partage du formulaire en cliquant sur le switch à droite et définissez une date limite de partage. 

En activant le partage, notre système génère automatiquement une adresse URL de partage unique que vous pourrez partager à votre patient. 

Vous pouvez cliquer sur le bouton "Prévisualiser" pour voir l'aperçu de votre formulaire en ligne avant de l'envoyer à votre patient. 

Une fois que vous êtes satisfait(e) de votre formulaire et que vous avez vérifié qu'il ne manque rien, vous pouvez envoyer un e-mail à votre patient (le contact défini comme "Contact principal du patient") pour l'inviter à compléter votre formulaire. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Envoyer par e-mail".* Ce dernier recevra un e-mail contenant le lien de partage de son formulaire. 

*Attention : si le bouton "Envoyer par e-mail" n'apparaît pas, c'est probablement qu'aucun contact n'a été lié à votre patient ou qu'aucune adresse e-mail n'est communiquée dans le contact principal.


Voilà, c'est tout !

Alors oui, vu la longueur de cet article, cela peut sembler très compliqué... mais détrompez-vous ! Nous avons longuement étudié cette fonctionnalité et l'avons complètement re-développée pour qu'elle soit, justement, très simple d'utilisation. Il y a pas mal d'éléments et options expliqués dans cet article mais après avoir réalisé quelques fiches, vous aurez tout compris et vous ne pourrez plus vous en passer ! Promesse de Loutre !

Nous n'avons plus qu'à vous souhaiter un bon amusement ! Si vous n'avez pas trouvé votre réponse dans ce guide écrit, n'hésitez pas à nous contacter directement via le chat en ligne.

Avez-vous trouvé votre réponse?