Dans la situation où vous devez annuler/supprimer une facture déjà comptabilisée et/ou envoyée au patient, vous pourriez être amené.e à créer une note de crédit.
Créer un nouveau journal de facturation
Pour créer une note de crédit, vous devez tout d'abord créer un nouveau journal de facturation, que nous vous conseillons de nommer "Notes de crédit". Pour ce faire, rendez-vous dans la boite à outils de votre fonctionnalité "Factures & Paiements" et cliquez sur l'option "Gérer mes journaux de facturation". Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton vert en bas à gauche "Créer un journal".
Une fois dans votre fenêtre de création d'un journal, remplissez les champs comme indiqué dans l'image ci-dessus :
Nom du journal : Notes de crédit
Numéro actuel : 0 (si c'est la première note de crédit que vous créez cette année)
Modèle de numéro : AAAA-XXXXX (si vous voulez afficher l'année et le numéro)
Modèle de facturation : Note de crédit de base (modèle par défaut)
Cliquez ensuite sur "Créer" pour valider la création de votre nouveau journal de facturation : Notes de crédit.
Créer une note de crédit
Rendez-vous ensuite dans la facture que vous désirez créditer et cliquez sur le bouton gris clair "Note de crédit".
Dans la fenêtre qui s'ouvre, deux choix s'offrent à vous :
Etablir une note de crédit sur base d'un montant : définissez un montant (total ou partiel) sur la facture. Attention, si le montant total de la facture est crédité, la facture sera alors annulée automatiquement.
Etablir une note de crédit sur base du contenu : sélectionnez les lignes/prestations de votre facture que vous voulez créditer. Il existe ensuite plusieurs options supplémentaires telles que "Recréer une facture sur base des prestations sélectionnées" ou encore "Annuler la totalité de la facture". Pour finir, vous pouvez déterminer la méthode de remboursement qui sera utilisée sur les prestations qui seront renvoyées dans la nouvelle facture.
Voilà, c'est pas plus compliqué ! :D A vous !