Avant toute chose, nous vous souhaitons la bienvenue parmi nous et espérons que votre expérience sur Assistool sera à la fois agréable et bénéfique — pour vous, votre organisation et le suivi de vos patients.
Assistool est un outil métier complet. Il peut donc sembler dense lors des premières utilisations. Même s’il a été conçu pour rester intuitif et ergonomique, il propose de nombreuses fonctionnalités, options et paramètres qui demandent un petit temps d’adaptation. Et c’est tout à fait normal.
Puis-je prendre l’outil en main en toute autonomie ?
Oui, bien sûr. Même si Assistool est un outil riche et complet — ce qui peut parfois impressionner au départ — il est tout à fait possible de le prendre en main assez efficacemment et de manière tout à fait autonome. Si vous vous en sentez capable, c’est d’ailleurs l’approche que nous recommandons : elle est souvent la plus naturelle et la plus efficace. Rien ne vaut le fait d’explorer l’outil à votre rythme, de tester, comprendre progressivement ses mécanismes, et faire appel à de l’aide uniquement lorsque vous bloquez sur un point en particulier.
Pour ce faire, vous bénéficiez d'ailleurs de 14 jours d’essai gratuit, une période idéale pour découvrir en toute autonomie l’ensemble des fonctionnalités, expérimenter et vous familiariser avec votre futur environnement de travail.
Autonomie ne signifie pas pour autant que vous êtes livré à vous-même. Au contraire, nous avons mis en place de nombreuses ressources pour vous guider dans la découverte de l’outil et vous permettre de progresser à votre rythme, afin de perfectionner votre utilisation dans la durée.
Pour structurer votre prise en main, nous vous recommandons de commencer par le guide sur la méthodologie de facturation. Il présente le flux de travail le plus optimisé sur Assistool, vous permettant d’avancer étape par étape, par ordre chronologique — de la création du dossier patient jusqu’à la facturation et l’attestation — sans jamais devoir encoder deux fois les mêmes informations. C’est un principe fondamental sur lequel repose Assistool et qu’il serait réellement dommage de ne pas exploiter pleinement.
La plateforme sos.assistool.com met à votre disposition des ressources pour répondre à vos questions et progresser en toute autonomie, quel que soit votre étape d'apprentissage.
🔎 Astuce : Le moteur de recherche du centre d’assistance est particulièrement efficace et vous évite de systématiquement devoir parcouvrir l'ensemble des articles disponibles sur la plateforme. N’hésitez donc pas à l’utiliser avec des mots-clés précis. Si vous ne trouvez pas immédiatement ce que vous cherchez, n'abandonnez pas trop vite. Réessayez de reformuler avec des synonymes ou des termes proches : cela permet, la plupart du temps, de trouver exactement ce que vous cherchiez.
Faisons un petit tour des différentes rubriques du centre d'assistance pour vous aider à mieux comprendre leur usage.
🗳️ La FAQ
Retrouvez ici l’ensemble des réponses aux questions les plus fréquemment posées par nos membres et abonnés.
Pensée comme un accès rapide à l’information, la FAQ propose des réponses courtes, claires et directement actionnables, sous forme de questions/réponses. Elle vous permet de lever un doute, débloquer une situation ou obtenir une information précise sans devoir parcourir un guide complet. Vous y trouverez notamment des réponses concernant :
l’utilisation générale du logiciel (agenda, prestations, facturation…)
la gestion de votre compte et de votre abonnement
vos données et leur gestion
les questions de support, de dépannage
la sécurité et la conformité de l’outil
💬 Cette rubrique est régulièrement enrichie au fil des questions qui nous sont posées. N’hésitez donc pas à nous solliciter : vos questions contribuent directement à améliorer et compléter cette FAQ pour l’ensemble de la communauté.
Notre centre d’assistance met à votre disposition une bibliothèque complète de guides écrits, conçus pour vous accompagner à chaque étape de votre utilisation d’Assistool. Vous y trouverez des contenus détaillés pour :
prendre en main l’outil et comprendre ses méthodologies clés (agenda, facturation, attestations, organisation de votre pratique)
maîtriser les fonctionnalités et leurs options avancées (rédaction de bilans, suivi des paiements, gestion des frais, listes d’attente, tâches, paramètres…)
optimiser votre gestion administrative au quotidien (lieux de prestation, tarifs, import/export de données, automatisations)
connecter Assistool à votre écosystème (paiements en ligne, agenda en ligne, assurabilité avec eHealth, Peppol, outils partenaires)
aller plus loin dans votre pratique professionnelle (création de site web, conseils métier, bonnes pratiques)
Pensée à la fois comme des guides pas à pas et des ressources de référence, cette documentation vous permet d’avancer en toute autonomie, quel que soit votre niveau, quand le besoin de vous lancer dans des fonctionnalités plus avancées se présente.
Vous préférez regarder et écouter plutôt que lire ? Notre bibliothèque de tutoriels vidéos – accessibles également sur notre page Youtube – vous permet de découvrir Assistool de manière plus vivante et interactive.
À travers nos lives, démonstrations et sessions guidées, vous suivez pas à pas l’utilisation de l’outil, comme si vous étiez accompagné en temps réel. Chaque vidéo aborde une thématique précise : dossier patient, agenda, facturation, bilans, attestations, gestion des frais, paramètres… jusqu’aux fonctionnalités plus avancées. Vous y trouverez :
des séries complètes de lives couvrant l’ensemble de la méthodologie Assistool
des replays d’événements et de sessions exclusives (nouveautés, intégrations, évolutions de l’outil)
des vidéos plus courtes pour revoir les bases ou comprendre rapidement une fonctionnalité
Ces contenus sont idéaux pour comprendre la logique globale de l’outil dans une bonne ambiance, profiter en même temps des conseils et bonnes pratiques de notre équipe, et ainsi apprendre à votre rythme, de manière plus intuitive, en pouvant marquer des pauses, avancer étape par étape, le tout, visuellement.
Suivez ici les dernières évolutions d’Assistool et découvrez les nouvelles fonctionnalités, améliorations et optimisations apportées à l’outil. Qu’il s’agisse de nouveautés majeures ou de petites options pratiques, cette section vous permet de rester informé et de tirer pleinement parti des mises à jour.
Comme vous l’aurez compris, cette rubrique ne fait pas partie des premières étapes de prise en main de l’outil. En revanche, elle deviendra rapidement l’une des plus utiles pour vous sur le long terme, en vous permettant de continuer à apprendre et à affiner votre utilisation d’Assistool. Car oui, Assistool évolue régulièrement — jamais pour vous compliquer la vie, mais toujours pour la simplifier et optimiser votre gestion au quotidien. Promesse de loutre.
Existe-t-il une visite guidée automatisée sur l’outil ?
Une expérience de visite guidée complète est actuellement en cours de développement et sera intégrée dans la prochaine version d’Assistool (V2).
Dans l’intervalle, chaque fonctionnalité clé de l’outil vous invite – à travers une fenêtre flottante – à découvrir et consulter des guides contextualisés et/ou des tutoriels vidéo, afin de vous permettre d'apprendre rapidement les logiques et mécaniques de cette fonctionnalité et d’adopter les bonnes pratiques directement.
Le chat en ligne pour une assistance en tout temps
En bas à droite de votre écran, vous pouvez accéder à tout moment au chat en ligne de l'outil. Dans un tout premier temps, Assistod – notre assistant IA –vous répondra, et ce, à tout moment du jour ou de la nuit (7/7j - 24/24h). Il ne s'agit pas d'un chatbot comme vous avez déjà pu y avoir affaire auparavant mais d'une véritable IA sur-entrainée pour répondre efficacement à vos demandes sur Assistool. Ses derniers rapports démontrent d'ailleurs sa capacité à vous répondre dans + de 75% des situations, et ce, avec un taux de satisfaction de + de 95%.
Pour les situations nécessitant une intervention humaine :
en heures ouvrables, la majorité des demandes obtiennent une réponse dans l'heure, même si ce délai peut varier selon le volume de sollicitations.
en soirée, week-end et jours fériés, nos collaborateurs peuvent intervenir en cas d'urgence critique, c'est-à-dire une situation qui empêche totalement l'utilisation de l'outil ou bloque l'activité de plusieurs utilisateurs.
Puis-je profiter d'une formation sur Assistool ?
Oui, plusieurs formats de formation sont proposés afin de s’adapter à vos besoins, votre niveau et votre manière de travailler.
👩🏻💻 Les visioconférences
Sans surcoût, à la demande et sur rendez-vous, vous pouvez profiter de sessions individuelles en visioconférence, en compagnie d'un de nos experts, pour :
comprendre les bases de fonctionnement de l'outil
adopter une méthodologie efficace
approfondir certaines fonctionnalités
assister l'installation de votre imprimante matricielle
répondre à vos éventuelles questions spécifiques
Ces sessions, d'une durée de 30 à 60 minutes, font partie de l'assistance standard et sont inclues dans le tarif de votre abonnement.
Pour profiter d'un échange en visioconférence avec un de nos collaborateurs, rendez-vous sur notre calendly et réservez le créneau qui vous convient. Vous recevrez une confirmation ainsi qu'un rappel de rendez-vous de la part de notre collaborateur.
En plus des sessions individuelles en visioconférence, nous organisons aussi d'autres formats de formation groupée :
des bootcamps en présentiel, sur plusieurs jours, aux quatre coins de la Belgique, pour une immersion complète dans l’outil et sa méthodologie, en compagnie de nos experts. Il faut généralement compter 50€ par journée mais pour chaque jour auquel vous participez, un mois d'abonnement Pro (ou équivalent en Starter) vous est offert. Votre investissement par journée de bootcamp ne vous coûte réellement que 1€ symbolique.
des webinaires en ligne, par thématique, pour approfondir des fonctionnalités spécifiques ou découvrir certaines bonnes pratiques, dans un format court et efficace, généralement en soirée. Les webinaires, quant à eux, sont toujours gratuits et ouverts à tous.
Dans les deux cas, vous devez toujours vous inscrire au préalable pour valider votre participation. Les nouvelles dates sont annoncées sur l'agenda de notre site officiel ainsi que sur nos réseaux sociaux. N'hésitez donc pas à les consulter régulièrement pour vous assurer de ne pas manquer l'occasion de participer à l'un de ces événements.
🌟 Le suivi Assist+
Assist+ est un nouveau service payant d’accompagnement avancé, proposé en complément du support standard inclus dans votre abonnement. Il s’adresse aux utilisateurs exigeants, souhaitant bénéficier d’un suivi spécifique, plus approfondi et encadré par notre équipe d’experts.
Ce service vous permet notamment d’organiser des sessions de formation individuelles, structurées et entièrement personnalisées, adaptées à votre contexte et à vos besoins :
en visioconférence ou directement sur site
ponctuellement ou sur plusieurs sessions
avec possibilité d'intervention rapide en soirée ou le week-end, proposée en tarif majoré sur demande
Assist+ vous offre une flexibilité maximale pour vous accompagner là où vous en avez réellement besoin, que ce soit pour une prise en main complète, une optimisation de votre organisation ou la résolution de cas spécifiques.
Ce format est proposé à partir de 35€ / 30 minutes. Un investissement particulièrement efficace pour gagner du temps, sécuriser votre utilisation et exploiter pleinement le potentiel d’Assistool.
Quelles sont les alternatives pour contacter le support ?
En cas de besoin, vous pouvez à tout moment contacter notre équipe d'assistance par e-mail ([email protected]) ou via nos réseaux sociaux (Facebook, Instagram) également.
Ces différents canaux sont interconnectés à nos outils de gestion du support. Il n’est donc généralement pas nécessaire de multiplier les points de contact sauf si ces derniers sont plus appropriés par rapport à votre demande (ex : envoi de fichiers joints, partage d'un contenu de référence sur les réseaux sociaux, etc.)
En dehors des heures et jours ouvrables, si votre demande est urgente, vous pouvez toujours tenter votre chance en nous contactant via l'un de ces canaux. Aucune garantie, mais on ne sait jamais qu'un membre de l’équipe puisse y être plus attentif et réactif (mais chut... je ne vous ai rien dit...).
Pour conclure
Notre priorité est claire : vous offrir une expérience et un support disponible, adaptable et exigeant, capable de répondre à vos besoins — même les plus spécifiques — afin de vous accompagner avec efficacité et vous éviter toute attente ou blocage inutile, préservant ainsi votre temps, votre énergie et votre confiance.