Vous trouvez cela contraignant de devoir en permanence vous connecter à votre banque pour savoir si tel ou tel patient a bien payé telle ou telle facture ?

Et si l'ensemble des versements entrants sur votre compte bancaire professionnel était visible sur Assistool directement ? Et que notre système puisse, en plus, automatiquement lier chaque paiement reçu aux factures correspondantes ? Ce serait génial n'est ce pas... Et bien sur Assistool, c'est possible et on vous explique comment ça marche !

1. Introduction

Rendez-vous sur la fonctionnalité de suivi des paiements accessible via "Factures & Paiements" en cliquant sur le bouton mauve "Paiements" en haut à droite !

En arrivant sur cette page, si vous avez déjà préalablement ajouté une source de suivi de paiement via Ponto, Payconiq ou Nordigen, vous devriez dès lors voir tous les paiements reçus sur le compte en banque associé.

Si, par contre, vous n'avez pas encore eu l'occasion de lier une source de suivi de paiement sur Assistool, choisissez le service (entre Nordigen, Ponto ou Payconiq) qui vous convient le mieux en fonction de votre banque et suivez les différentes étapes décrites dans un des articles suivants : Ponto | Nordigen | Payconiq*

*Si vous ne savez pas quel service choisir, n'hésitez pas à nous contacter sur le chat en ligne. Il est également bon de savoir que vous pouvez lier plusieurs sources de suivi de paiement si nécessaire.

2. Sur base de quels critères un paiement peut-il être automatiquement lié à une facture ?

Une fois que votre compte en banque est connecté sur Assistool, lorsqu'un paiement est réceptionné, notre système le repère aussitôt et recherche des corrélations entre ce dernier et vos factures en attente de paiement :

  1. Dans un premier temps, notre système analysera la communication structurée ou la communication libre pour établir une liaison directe. Il est bon de savoir qu'une communication libre ne sera effective que si chaque mot mentionné sur la facture a bien été encodé lors du paiement (même dans un ordre différent comme par exemple : "Marchal Lora Octobre 2021" qui serait devenu "Octobre 2021 Lora Marchal")

  2. Si le système n'a pas réussi à trouver de correspondance dans la communication du paiement, il va alors analyser le n° de compte en banque. En effet, si un paiement a déjà a été effectué et associé à un patient, le système mémorisera le n° de compte pour les futurs paiements de ce patient.

  3. Lorsqu'aucune de ces données n'a permis de retrouver une facture correspondante, le système peut également analyser le montant du versement afin d'établir un lien avec une facture d'un même montant ou encore se référer au n° de facture en dernier recours.

Si le système réussit à lier avec certitude un paiement à une facture, vous pourrez le voir directement sur la page reprenant la liste de toutes vos factures. La date de paiement s'affichera automatiquement et le statut changera et passera de "envoyée" à "payée". C'est aussi simple que ça ! :D

3. Lorsqu'aucun critère n'a permis de lier un paiement à une facture, que faire ?

Il peut arriver que le montant ne soit pas exact ou que la communication ne corresponde en rien à ce qui a été rédigé sur la facture. Dans ce cas, vous pouvez via le bouton mauve "Paiements" consulter toutes les rentrées d'argent de votre compte et lier manuellement un paiement à une facture à l'aide du bouton mauve "Lier" qui se trouve à droite de la ligne de paiement.

Une fenêtre s'ouvre alors et vous propose de sélectionner la facture correspondante au paiement. Une fois cela fait, vous n'avez plus qu'à cliquer sur le bouton bleu "Lier" en bas à droite de la fenêtre.

4. Créer une règle de correspondance pour automatiquement lier les futurs paiements d'un patient à ses factures

Notre système vous proposera ensuite d'établir une règle de correspondance afin d'associer le n° de compte en banque au patient correspondant. Grâce à cette règle, chaque futur versement provenant de ce n° de compte en banque sera automatiquement associé à votre patient et donc plus aisément associé à une de ses factures en attente de paiement.

Vous pouvez, à tout moment, consulter vos règles de correspondance existantes via le bouton gris "Règles" en haut à droite de la page des suivi de paiements. Il est possible de désactiver une règle si votre patient venait un jour à changer de banque par exemple.

5. Le système est-t-il capable de lier un paiement à une facture qui n'est pas marqué comme envoyée ?

En théorie, le paiement d'une facture ne peut se faire que si cette dernière a déjà été délivrée au patient. Toutefois, dès qu'une facture est au moins validée, notre système peut la prendre en compte dans sa recherche de corrélation puisqu'une communication structurée a peut-être déjà été établie.

6. Changer le type de communication de vos factures

Dans vos paramètres généraux, en dessous de la catégorie Factures & Attestations, vous trouverez un menu déroulant vous permettant de modifier le type de communication automatiquement proposé sur vos factures.

Nous vous conseillons d'utiliser la communication structurée qui reste le moyen le plus simple et efficace pour retrouver un paiement rapidement !

Pour finir, il est également bon de savoir qu'un changement de type de communication n'a pas d'effet rétroactif sur les factures déjà générées. Cela s'appliquera dès lors sur vos prochaines factures.

Avez-vous trouvé votre réponse?