Introduction
La gestion des rendez-vous fait partie intégrante de votre quotidien de logopède. Entre les contraintes d’agenda, les lieux de consultation et les différents motifs de rendez-vous, proposer une solution simple et flexible à vos patients est devenu essentiel pour faciliter l’organisation de chacun.
C’est dans cette optique qu’Assistool met à votre disposition un portail de prise de rendez-vous en ligne, directement connecté à votre agenda. Cet outil vous permet de partager vos disponibilités avec vos patients et de leur offrir la possibilité de vous soumettre des demandes de rendez-vous en fonction des créneaux que vous avez définis.
Grâce aux disponibilités en ligne, vous gardez un contrôle total sur les plages horaires proposées, les lieux et les motifs de rendez-vous, tout en simplifiant la prise de rendez-vous pour vos patients.
Faisons maintenant un petit tour des différentes fonctionnalités et apprenez à gérer efficacement la prise de rendez-vous en ligne !
Créer et configurer un portail de rendez-vous
Pour permettre à vos patients de prendre rendez-vous en ligne, vous devez d’abord créer un portail de prise de rendez-vous depuis Assistool.
Ce portail est un espace dédié, accessible via un lien, qui permettra à vos patients de consulter vos disponibilités et de vous envoyer une demande de rendez-vous. Il existe deux chemins d’accès pour gérer vos portails :
Depuis l’agenda
Rendez-vous dans votre Agenda, puis ouvrez « Mes demandes » et cliquez sur « Gérer mes portails ».
Depuis la boîte à outils
Rendez-vous dans votre Boîte à outils, ouvrez la catégorie « Agenda », puis cliquez sur « Gérer mes portails ».
Depuis cet espace, vous pourrez :
créer un nouveau portail de prise de rendez-vous,
gérer les portails existants.
Une fois dans l’espace « Gérer mes portails », vous pouvez consulter les portails existants ou créer un nouveau portail.
Pour créer un portail de prise de rendez-vous, cliquez sur le bouton « + ».
Vous accédez alors à l’écran de configuration du portail, dans lequel vous pouvez définir les différents paramètres liés à la prise de rendez-vous en ligne.
Une fenêtre s'ouvre et vous propose de compléter plusieurs données et de définir plusieurs conditions avant sa création :
Informations générales
Nom : définissez un titre de référence pour votre portail (ex: RDV Vacances été 2020).
Motif à utiliser : précisez le type de rendez-vous que votre patient pourra sélectionner lors de la prise de rendez-vous en ligne.
Proposer au patient le choix pour la télélogopédie : permet au patient de choisir entre une séance en présentiel ou en télélogopédie lors de la prise de rendez-vous en ligne.
Séance de télélogopédie : permet de proposer uniquement des rendez-vous en télélogopédie via le portail de prise de rendez-vous.
Lieux de prestation : Que ce soit pour inviter un ou bien plusieurs patient(s) sur ce portail, vous pouvez définir que les rendez-vous fixés concernent uniquement un lieu de prestation en particulier. (Il est bon de savoir que vous pouvez configurer des jours et plages horaires de disponibilité différents en fonction de vos lieux de prestation. Pour en savoir plus, descendez au point "Définir vos lieux de prestation").
Lieu(x) de prestation à sélectionner : permet de définir le ou les lieux dans lesquels les rendez-vous peuvent être proposés via le portail de prise de rendez-vous.
Période de disponibilité
🚀 NOUVEAU
Utiliser uniquement les horaires de disponibilité en ligne de votre agenda : lorsque cette option est activée, le portail de prise de rendez-vous se base exclusivement sur les plages de disponibilité en ligne définies dans votre agenda Assistool, en ignorant les autres paramètres de disponibilités.
Début - Fin : Entrez une date de début et une date de fin pour définir la période dans laquelle il sera possible de réserver un ou plusieurs rendez-vous dans votre agenda.
Expiration du lien : Entrez une date limite d'accès à votre agenda. Passée cette date, votre portail fermera ses portes et les patients invités n'y auront plus accès et ne pourront dès lors plus voir vos disponibilités.
Type de rendez-vous : Définissez si les rendez-vous qui vont être pris via ce portail concernent des séances facturées, non facturées ou des entrées libres.
Valider automatiquement les rendez-vous : Activez cette option si vous désirez que toutes les demandes de rendez-vous soient automatiquement confirmées. En laissant cette option désactivée, un e-mail de validation vous sera envoyé et vous laissera le choix d'accepter ou de refuser la demande de rendez-vous.
Période de prise de rendez-vous
Délai avant la prise de rendez-vous : permet de définir un délai minimum entre le moment où le patient effectue sa demande et la date du rendez-vous, afin d’éviter les prises de rendez-vous de dernière minute.
Fenêtre de prise de rendez-vous : permet de définir la période à l’avance pendant laquelle les patients peuvent prendre rendez-vous via le portail (par exemple, les prochaines semaines ou les prochains mois).
Autoriser plusieurs rendez-vous sur la même journée : permet au patient de demander plusieurs rendez-vous le même jour.
Afficher un seul rendez-vous disponible par période/jour : limite l’affichage à un seul créneau par période ou par jour.
Suggérer exclusivement des créneaux postérieurs à un créneau fixé : propose uniquement des créneaux après des rendez-vous existants.
Condenser intelligemment les créneaux disponibles : regroupe les créneaux proches pour simplifier l’affichage.
Période tampon des rendez-vous
Définissez une ou des durée(s) de repos, de préparation ou encore de trajet avant et/ou après chaque rendez-vous.
Messages et affichage
Message à afficher en haut du calendrier : permet d’afficher un message informatif au-dessus du calendrier de prise de rendez-vous.
Message à afficher lors de la prise d'un rendez-vous : permet d’afficher un message au moment de la confirmation du rendez-vous par le patient.
Affichage du N° de registre national : permet de choisir si le numéro de registre national est masqué, affiché ou requis lors de la prise de rendez-vous.
Affichage de la date de naissance : permet de choisir si la date de naissance est masquée, affichée ou requise lors de la prise de rendez-vous.
Vue condensée de la prise de rendez-vous pour le patient : regroupe sur une même ligne les premiers créneaux disponibles de plusieurs jours, même s’ils sont à des heures différentes.
Activer par défaut l’envoi de rappel : active automatiquement l’envoi de rappels pour les rendez-vous pris via le portail.
Mode d’envoi des rappels par défaut : permet de définir le canal d’envoi des rappels (par exemple e-mail ou SMS).
Moment d’envoi des rappels par défaut : permet de définir quand les rappels sont envoyés avant le rendez-vous.
Options obsolètes
Les trois options suivantes sont désormais obsolètes et seront supprimées dans une prochaine version d’Assistool. Cette évolution vise à simplifier la prise de rendez-vous en ligne et à se concentrer uniquement sur le nouveau fonctionnement basé sur les disponibilités en ligne de l’agenda.
Nous vous recommandons de ne plus utiliser ces options et d’adopter dès à présent la nouvelle manière de gérer vos disponibilités. Ces options restent visibles temporairement pour assurer une transition en douceur.
Patient : vous pouvez créer un portail pour un patient en particulier. Si vous ne renseignez aucun patient, ce portail sera défini comme "Ouvert" et pourra être partagé à toutes les personnes que vous inviterez.
Prise en charge : Une fois un patient sélectionné, vous pouvez définir la prise en charge en particulier pour laquelle les rendez-vous vont être fixés.
Type de prestation : Une fois un patient sélectionné, vous pouvez définir un type de prestation en particulier pour lequel les rendez-vous vont être fixés.
Une fois l'ensemble des conditions définies, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter" pour valider la création de votre portail. Sachez que vous pouvez à tout moment modifier ces différentes configurations en cliquant sur le petit bouton gris "crayon" de la ligne du portail correspondant.
Vérifier l'affichage d'un portail
Il est possible de vous rendre sur le portail que vous venez de créer en cliquant sur le petit bouton mauve avec l'icône d'un œil de la ligne correspondante. Cette option vous permettra de vérifier que les configurations et périodes définies sont bien disponibles dans l'agenda partagé.
Il est bon de savoir que toute entrée visible dans votre agenda sur Assistool sera prise en compte dans l'affichage des disponibilités de votre agenda partagé. Si vous avez connecté vos agendas Google Calendar sur Assistool, les plages horaires indisponibles seront prises en compte. Et il en va de même pour les entrées libres encodées dans votre agenda.
Configurer les disponibilités en ligne
🚀 NOUVEAU
Les disponibilités en ligne permettent de définir précisément les créneaux que vos patients pourront réserver via le portail de prise de rendez-vous. Elles sont gérées directement depuis votre agenda Assistool et constituent désormais le mode de fonctionnement principal de la prise de rendez-vous en ligne.
Pour accéder aux disponibilités en ligne, rendez-vous dans votre agenda et cliquez sur le bouton « Disponibilité en ligne ». Sélectionnez ensuite une plage horaire : une fenêtre s’ouvre et vous permet de renseigner les différents champs de configuration :
Début - Fin : permet de définir la date et l’heure de fin de la disponibilité en ligne. Les créneaux proposés aux patients devront se situer dans cet intervalle.
Lieux autorisés : permet de limiter la disponibilité à un ou plusieurs lieux de prestation. Si ce champ est laissé vide, la disponibilité sera valable pour tous vos lieux.
Motifs autorisés : permet de limiter la disponibilité à un ou plusieurs motifs de rendez-vous. Les motifs sélectionnés définissent la durée des rendez-vous proposés. Si ce champ est laissé vide, tous les motifs sont autorisés et une durée par défaut de 30 minutes est appliquée
Définir l’événement comme récurrent : permet de rendre la disponibilité récurrente afin qu’elle se répète automatiquement selon la fréquence définie.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton bleu « Ajouter » pour créer la disponibilité en ligne. La disponibilité sera alors immédiatement prise en compte dans le portail de prise de rendez-vous.
⚠️ Points d’attention
Les disponibilités en ligne sont proposées uniquement lorsque toutes les conditions sélectionnées sont remplies :
Si vous sélectionnez un lieu et un motif, la disponibilité sera proposée uniquement pour ce motif dans ce lieu précis.
Si vous sélectionnez un lieu sans motif, la disponibilité sera proposée pour ce lieu, quel que soit le motif.
Si vous sélectionnez un motif sans lieu, la disponibilité sera proposée pour ce motif, quel que soit le lieu.
Par ailleurs, si vos agendas sont synchronisés avec un agenda personnel, tout rendez-vous personnel présent dans le calendrier bloquera automatiquement les disponibilités en ligne sur le créneau concerné.
👉 En résumé, seuls les créneaux réellement disponibles et correspondant aux critères définis pourront être proposés à la prise de rendez-vous en ligne.
💡 Bon à savoir
Les disponibilités en ligne peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment depuis votre agenda. Toute modification est automatiquement répercutée dans le portail.
Tester les disponibilités du portail
Cet outil permet de tester les disponibilités de votre portail de prise de rendez-vous. Il est utile si aucun créneau n’apparaît dans le portail et que vous souhaitez comprendre pourquoi. Il permet de vérifier si un créneau donné est disponible et, le cas échéant, d’identifier la raison pour laquelle il ne l’est pas. Cet outil est actuellement en cours de développement et peut contenir des bugs ou certaines limitations.
Pour accéder à cet outil, rendez-vous dans « Gérer mes portails », cliquez sur le bouton bleu turquoise avec une icône d’horloge. Une fenêtre s’ouvre alors et permet de tester un créneau précis :
Date & heure : permet de sélectionner la date et l’heure du créneau à tester.
Lieu : permet de choisir le lieu de prestation concerné.
Motif : permet de sélectionner le motif de rendez-vous à tester, afin de tenir compte de la durée associée.
Une fois ces informations complétées, cliquez sur le bouton bleu « Vérifier ».
Résultat du test
Un cadre vert s’affiche lorsque le créneau est disponible.
Un cadre rouge s’affiche lorsque le créneau n’est pas disponible et indique la raison de l’indisponibilité.
💡 Bon à savoir
Cet outil permet uniquement de tester les disponibilités et d’en comprendre le fonctionnement. Aucune modification n’est apportée à la configuration du portail ou aux disponibilités en ligne.
Inviter un/des patient(s) sur un portail de rendez-vous
Maintenant que votre portail de rendez-vous a été créé, vous pouvez inviter un/des patient(s) à le consulter pour qu'il(s) puisse(nt) vous soumettre des dates et heures de rendez-vous de séance.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Inviter" de la ligne correspondant au portail sur lequel vous désirez inviter votre/vos patient(s). Une fenêtre s'ouvre alors et vous permet de :
Sélectionner un modèle de message si vous désirez en créer un pour envoyer vos invitations plus rapidement.
Définir le(s) destinataire(s) de votre invitation à rejoindre le portail.
Indiquer une adresse e-mail personnalisée (un nouveau patient non-enregistré) et une personne en copie si nécessaire (un parent, un proche).
Rédiger le titre de l'e-mail d'invitation qui sera envoyé.
Rédiger un message pour fournir certains détails si nécessaire.
Une fois que vous avez complété tous les champs et vérifié que tout est correctement indiqué, cliquez sur le bouton bleu "Inviter" en bas à droite pour confirmer l'envoi à vos patients de votre invitation.
Du côté de vos patients, comment ça marche ?
Une fois votre invitation envoyée, votre patient recevra un e-mail l'invitant à cliquer sur un bouton pour se rendre sur son portail de prise de rendez-vous en ligne.
Arrivé sur le portail, votre patient verra les plages horaires disponibles de votre agenda et pourra cliquer sur celles qu'il aimerait réserver pour ses séances avec vous.
Pour vous faire parvenir sa demande de rendez-vous, votre patient n'aura plus qu'à cliquer sur "confirmer". Il pourra rédiger un message s'il désire vous communiquer des informations complémentaires liées à sa demande de rendez-vous.
Si lors de la création du portail qui concerne votre patient, vous n'avez pas activé l'option permettant la prise de plusieurs rendez-vous sur une seule et même journée, votre patient ne pourra pas vous proposer deux plages horaires différentes sur une même journée et sera invité à sélectionner une plage horaire disponible sur une autre journée.
Une fois la demande de rendez-vous envoyée, votre patient recevra un e-mail pour confirmer que sa demande vous a bien été communiquée. De votre côté, vous recevrez un e-mail également et sa demande sera ajoutée sur Assistool, dans votre outil de gestion des demandes de rendez-vous.
Gestion des demandes de rendez-vous
Pour voir et gérer vos demandes, rendez-vous dans votre boite à outils ou sur votre agenda et cliquez sur l'outil "Mes demandes".
Vous arrivez alors sur l'écran de gestion des demandes de rendez-vous regroupant l'ensemble des demandes. Ces demandes sont triées par ordre chronologique et peuvent être acceptées, refusées ou en cours, ce dernier correspondant au statut d'une demande à laquelle vous n'avez pas encore répondu.
Pour accepter ou refuser une demande, cliquez sur le bouton "Accepter" ou "Refuser" à droite de la ligne du rendez-vous correspondant. Dans les deux cas, une fenêtre s'ouvre et vous permet de vérifier les informations et d'ajouter un commentaire avant de valider votre décision. Dans le cas d'un refus, vous pouvez également indiquer une raison pour justifier le refus (ex : finalement indisponible à cette date). Ces informations et commentaires seront ajoutées à l'e-mail de confirmation ou de refus envoyé à votre patient.
Il est bon de savoir qu'une demande de rendez-vous refusée peut, à tout moment, être finalement acceptée mais pas l'inverse. Toute demande acceptée sera ajoutée à votre agenda automatiquement ou nécessitant un encodage manuel de certaines informations.
Dans le cas où vous deviez finalement annuler un rendez-vous déjà accepté, il vous faudra le retirer manuellement de votre agenda et le communiquer à votre patient directement.
C'est parti ?
Vous voilà prêt à utiliser ce nouvel outil comme il faut ! En espérant que ce dernier vous sera utile et qu'il facilitera la vie de vos patients pour la prise de leurs rendez-vous à distance.
Si vous avez la moindre question ou que vous rencontrez un problème lors de l'utilisation de cette fonctionnalité, n'hésitez pas à nous en faire part par e-mail à l'adresse : [email protected] ou via le chat disponible en bas à droite de n'importe quel écran de l'outil ! 😉