Introduction

Les vacances d'été approchent, le confinement persiste encore pour certaines personnes et la prise de rendez-vous à distance pour des séances physiques ou en télélogopédie s'impose aujourd'hui comme une solution efficace, pratique et accessible pour faciliter l'organisation de vos patients ainsi que la vôtre !

C'est pourquoi, notre équipe a travaillé sur le développement d'un nouvel outil permettant de partager à vos patients les plages horaires disponibles dans votre agenda et ainsi leur permettre de vous soumettre directement des dates et heures de rendez-vous qui conviennent à tous.

Il est bon de savoir que cet outil de prise de rendez-vous en ligne fera partie intégrante de Carebox, la nouvelle plateforme de suivi administratif à destination de vos patients. Cet outil est, pour l'heure, accessible à tous nos abonnés mais il sera par la suite intégré au sein de notre offre Premium, dès son lancement. 😎

*Tout comme chaque nouvelle fonctionnalité, il est possible que cet outil puisse encore évoluer. Si vous avez des remarques, des problèmes, des idées d'amélioration, n'hésitez pas à nous en faire part ! 😉

Faisons maintenant un petit tour des différentes fonctionnalités et apprenez à gérer efficacement la prise de rendez-vous en ligne !

Créer et configurer un portail de rendez-vous

Avant de pouvoir inviter vos patients sur leur portail de prise de rendez-vous en ligne, la première étape va être de créer les portails en question. Pour ce faire, rendez-vous dans votre boite à outils, dans la catégorie "Agenda" et cliquez sur l'outil "Mes portails".

En haut à droite de la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton "+" en vert pour créer un nouveau portail. Une fenêtre s'ouvre alors et vous propose de compléter plusieurs données et de définir plusieurs conditions avant sa création :

  • Nom : définissez un titre de référence pour votre portail (ex: RDV Vacances été 2020)

  • Patient : vous pouvez créer un portail pour un patient en particulier. Si vous ne renseignez aucun patient, ce portail sera défini comme "Ouvert" et pourra être partagé à toutes les personnes que vous inviterez.

  • Prise en charge : Une fois un patient sélectionné, vous pouvez définir la prise en charge en particulier pour laquelle les rendez-vous vont être fixés.

  • Type de prestation : Une fois un patient sélectionné, vous pouvez définir un type de prestation en particulier pour lequel les rendez-vous vont être fixés.

  • Lieu de prestation : Que ce soit pour inviter un ou bien plusieurs patient(s) sur ce portail, vous pouvez définir que les rendez-vous fixés concerneront uniquement un lieu de prestation en particulier. (Il est bon de savoir que vous pouvez configurer des jours et plages horaires de disponibilité différents en fonction de vos lieux de prestation. Pour en savoir plus, descendez au point "Définir vos lieux de prestation")

  • Début - Fin : Entrez une date de début et une date de fin pour définir la période dans laquelle il sera possible de réserver un ou plusieurs rendez-vous dans votre agenda.

  • Expiration du lien : Entrez une date limite d'accès à votre agenda. Passée cette date, votre portail fermera ses portes et les patients invités n'y auront plus accès et ne pourront dès lors plus voir vos disponibilités.

  • Type de rendez-vous : Définissez si les rendez-vous qui vont être pris via ce portail concerne des séances facturées, non-facturées ou des entrées libres.

  • Autoriser plusieurs rendez-vous sur la même journée : Activez cette option si vous désirez qu'un patient puisse réserver plusieurs plages horaires sur la même journée. Par défaut, les plages horaires sont bloquées par 30 minutes sauf si vous avez configuré un code de nomenclature correspondant à une autre durée.

  • Valider automatiquement les rendez-vous : Activez cette option si vous désirez que toutes les demandes de rendez-vous soient automatiquement confirmées. En laissant cette option désactivée, un e-mail de validation vous sera envoyé et vous laissera le choix d'accepter ou de refuser la demande de rendez-vous.

Une fois l'ensemble des conditions définies, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter" pour valider la création de votre portail. Sachez que vous pouvez à tout moment modifier ces différentes configurations en cliquant sur le petit bouton gris "crayon" de la ligne du portail correspondant.

Vérifier l'affichage d'un portail

Il est possible de vous rendre sur le portail que vous venez de créer en cliquant sur le petit bouton mauve avec l'icône d'un oeil de la ligne correspondante. Cette option vous permettra de vérifier que les configurations et périodes définies sont bien disponibles dans l'agenda partagé.

Il est bon de savoir que toute entrée visible dans votre agenda sur Assistool sera prise en compte dans l'affichage des disponibilités de votre agenda partagé. Si vous avez connecté vos agendas Google Calendar sur Assistool, les plages horaires indisponibles seront prises en compte. Et il en va de même pour les entrées libres encodées dans votre agenda.

Définir vos lieux de prestation

Dans le cadre du partage de votre agenda à vos patients, il se peut que vous exerciez au sein de plusieurs entités (cabinet 1, cabinet 2, CRA, école, hôpital, ...) et que vous ayez besoin de définir des jours et horaires différents en fonction de vos différents lieux de prestation. Pour chacun d'entre eux, vous pouvez définir des jours et des heures de disponibilité différents.

Pour ce faire, rendez-vous dans la gestion de vos lieux de prestation et modifiez les disponibilités de vos lieux de prestation en cliquant sur la petite flèche du bouton "Modifier" pour voir apparaître l'option "Disponibilités". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez activer/désactiver les jours concernés et définir des plages horaires de disponible et qui s'affichera dans votre agenda partagé.

Inviter un/des patient(s) sur un portail de rendez-vous

Maintenant que votre portail de rendez-vous a été créé, vous pouvez inviter un/des patient(s) à le consulter pour qu'il(s) puisse(nt) vous soumettre des dates et heures de rendez-vous de séance.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Inviter" de la ligne correspondant au portail sur lequel vous désirez inviter votre/vos patient(s). Une fenêtre s'ouvre alors et vous permet de :

  • Sélectionner un modèle de message si vous désirez en créer un pour envoyer vos invitations plus rapidement.

  • Définir le(s) destinataire(s) de votre invitation à rejoindre le portail.

  • Indiquer une adresse e-mail personnalisée (un nouveau patient non-enregistré) et une personne en copie si nécessaire (un parent, un proche).

  • Rédiger le titre de l'e-mail d'invitation qui sera envoyé.

  • Rédiger un message pour fournir certains détails si nécessaire.

Une fois que vous avez complété tous les champs et vérifié que tout est correctement indiqué, cliquez sur le bouton bleu "Inviter" en bas à droite pour confirmer l'envoi à vos patients de votre invitation.

Du côté de vos patients, comment ça marche ?

Une fois votre invitation envoyée, votre patient recevra un e-mail l'invitant à cliquer sur un bouton pour se rendre sur son portail de prise de rendez-vous en ligne.

Arrivé sur le portail, votre patient verra les plages horaires disponibles de votre agenda et pourra cliquer sur celles qu'il aimerait réserver pour ses séances avec vous.

Pour vous faire parvenir sa demande de rendez-vous, votre patient n'aura plus qu'à cliquer sur "confirmer". Il pourra rédiger un message s'il désire vous communiquer des informations complémentaires liées à sa demande de rendez-vous.

Si lors de la création du portail qui concerne votre patient, vous n'avez pas activé l'option permettant la prise de plusieurs rendez-vous sur une seule et même journée, votre patient ne pourra pas vous proposer deux plages horaires différentes sur une même journée et sera invité à sélectionner une plage horaire disponible sur une autre journée.

Une fois la demande de rendez-vous envoyée, votre patient recevra un e-mail pour confirmer que sa demande vous a bien été communiquée. De votre côté, vous recevrez un e-mail également et sa demande sera ajoutée sur Assistool, dans votre outil de gestion des demandes de rendez-vous.

Gestion des demandes de rendez-vous

Pour voir et gérer vos demandes, rendez-vous dans votre boite à outils ou sur votre agenda et cliquez sur l'outil "Mes demandes".

Vous arrivez alors sur l'écran de gestion des demandes de rendez-vous regroupant l'ensemble des demandes. Ces demandes sont triées par ordre chronologique et peuvent être acceptées, refusées ou en cours, ce dernier correspondant au statut d'une demande à laquelle vous n'avez pas encore répondu.

Pour accepter ou refuser une demande, cliquez sur le bouton "Accepter" ou "Refuser" à droite de la ligne du rendez-vous correspondant. Dans les deux cas, une fenêtre s'ouvre et vous permet de vérifier les informations et d'ajouter un commentaire avant de valider votre décision. Dans le cas d'un refus, vous pouvez également indiquer une raison pour justifier le refus (ex : finalement indisponible à cette date). Ces informations et commentaires seront ajoutées à l'e-mail de confirmation ou de refus envoyé à votre patient.

Il est bon de savoir qu'une demande de rendez-vous refusée peut, à tout moment, être finalement acceptée mais pas l'inverse. Toute demande acceptée sera ajoutée à votre agenda automatiquement ou nécessitant un encodage manuelle de certaines informations.

Dans le cas où vous deviez finalement annuler un rendez-vous déjà accepté, il vous faudra le retirer manuellement de votre agenda et le communiquer à votre patient directement.

C'est parti ?

Vous voilà prêt à utiliser ce nouvel outil comme il faut ! En espérant que ce dernier vous sera utile et qu'il facilitera la vie de vos patients pour la prise de leurs rendez-vous à distance.

Si vous avez la moindre question ou que vous rencontrez un problème lors de l'utilisation de cette fonctionnalité, n'hésitez pas à nous en faire part par e-mail à l'adresse : support@assistool.com ou via le chat disponible en bas à droite de n'importe quel écran de l'outil ! 😉

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