Vous désirez changer de logiciel et nous rejoindre pour gérer votre administration ? Mais ré-encoder tous vos patients dans Assistool vous freine ? Pas de problème. Nous avons une solution pour vous faciliter la vie !

Si vous disposez d’une base de données de vos patients ou que vous pouvez facilement l'exporter sur un fichier Excel, vous pouvez alors les importer directement via notre nouvel outil d’importation de patients.*

*Si vous ne disposez pas d'un fichier Excel ou que vous ne vous sentez pas à l’aise d'effectuer cette opération seul(e), n’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe d’experts via le chat en ligne ou [email protected]. Nous tâcherons de vous aider du mieux possible pour récupérer vos données et les importer sur Assistool !

Constituer votre fichier Excel pour importer vos patients

  1. Si vous disposez déjà d'un fichier Excel avec l'ensemble des données de vos patients, vous pouvez passer à l'étape suivante directement.

  2. Si ce n'est pas le cas, nous vous invitons à télécharger le fichier Excel (.xls) mis à votre disposition par notre équipe et à compléter l'ensemble des données de vos patients dans ce format. Vous n'êtes pas obligé(e) de compléter toutes les colonnes, ni de respecter l'ordre des colonnes défini et vous pouvez, si vous le désirez, ajouter des colonnes supplémentaires.

Retrouvez ci-dessous l'ensemble des valeurs reconnues lors de l'importation : *

Prénom
Nom de famille
NOM Prénom / Prénom NOM (nom en majuscule)
Date de naissance JJ/MM/AA (ex: 19/12/18 ou 19-12-18)
Date de naissance JJ/MM/AAAA (ex: 19/12/2018 ou 19-12-2018)
N° de registre national
Adresse postale (complète)
Rue
N° de maison
Boite
Complément d'adresse
Code postal
Ville
Pays
N° de GSM
N° de GSM (mère)
N° de GSM (père)
Adresse e-mail
Adresse e-mail (mère)
Adresse e-mail (père)
N° de prestation INAMI par défaut (ex: 714313)
N° de la mutuelle (ex: 302)
Code d'ayant droit CT1/CT2 (ex:100/100)
Méthode de remboursement (ex: 1)
Tiers-payant (ex: oui ou yes ou 1)
N° INAMI du médecin prescripteur (séances)
N° INAMI du médecin prescripteur (bilan)
N° INAMI du médecin prescripteur (seances et bilan)
Prescription JJ/MM/AA (ex: 19/12/18 ou 19-12-18)
Prescription JJ/MM/AAAA (ex: 19/12/2018 ou 19-12-2018)
Date d'accord JJ/MM/AA (ex: 19/12/18 ou 19-12-18)
Date d'accord JJ/MM/AAAA (ex: 19/12/2018 ou 19-12-2018)
Date de couverture JJ/MM/AA (ex: 19/12/18 au 19-12-18)
Date de couverture JJ/MM/AAAA (ex: 19/12/2018 au 19-12-2018)
Début de couverture JJ/MM/AA (ex: 19/12/18 ou 19-12-18)
Début de couverture JJ/MM/AAAA (ex: 19/12/2018 ou 19-12-2018)
Fin de couverture JJ/MM/AA (ex: 19/12/18 ou 19-12-18)
Fin de couverture JJ/MM/AAAA (ex: 19/12/2018 ou 19-12-2018)
Nombre de séances de 30 min. accordé (ex: 100)
Remboursement des séances accordé (ex: oui ou yes ou 1)
Remboursement des bilans accordé (ex: oui ou yes ou 1)

* Notre équipe n'a peut-être pas pensé à toutes les valeurs que vous aimeriez importer sur Assistool. Si des valeurs présentes dans votre fichier Excel ne se retrouvent pas dans la liste ci-dessus et que vous aimeriez pouvoir les importer sur Assistool, merci de bien vouloir prendre contact avec notre équipe via [email protected] ou le chat en ligne (en bas à droite de l'écran). Nous essayerons de déterminer au plus vite s'il est possible de les ajouter à notre système avant que vous n'engagiez votre importation.

Importez votre fichier Excel

Une fois que votre fichier Excel a été créé, complété et vérifié, vous pouvez l'importer sur Assistool en cliquant ou déposant votre fichier dans la zone à tirets. Le résumé du contenu de votre fichier s'affiche alors dans la zone. 

Seuls les fichiers dans un format .xls ou .xlsx seront acceptés.

Veuillez ensuite sélectionner la feuille qui rassemble vos patients dans votre fichier Excel ("Feuil1" en général) et définir si la première ligne de votre tableau sur Excel correspond à l'en-tête de vos colonnes de données. Si votre tableau Excel ne comprend pas une première ligne d'en-tête, laissez cette option désactivée. Pour conclure, cliquez sur le bouton vert en bas à droite "Importer mon fichier Excel".

Définissez la valeur des colonnes de votre fichier Excel

Une fois votre fichier importé, notre système affichera un tableau constitué de 3 types de colonnes bien distinctes :

  • Valeur (sur fond bleu) : cette première colonne vous permettra de définir à quoi correspond les colonnes Exemple 1, 2 et 3. (ex : pour la ligne des prénoms, définissez, dans le menu déroulant, la valeur "Prénom")

  • En-tête (sur fond gris) : cette colonne s'affichera seulement si vous avez coché (à l'étape de l'importation) que la première ligne de votre fichier Excel correspondait à l'en-tête de vos colonnes. Cette colonne n'est pas très importante mais elle peut vous aider à déterminer plus facilement à quoi correspond chaque colonne de votrefichier Excel et vous aider à en définir la valeur sur Assistool.

  • Exemple 1, 2 & 3 (sur fond blanc) : ces 3 dernières colonnes correspondent aux 3 premières lignes de votre fichier Excel (après l'en-tête, s'il y en a une) et vous servira de repère pour définir la valeur de chaque colonne présente dans votre fichier Excel.

Une fois que vous aurez défini toutes les valeurs des colonnes de votre fichier Excel, vous pouvez cliquer sur le bouton vert en haut ou en bas à droite "Importer mes patients".

Vérifiez que vos patients ont bien été importés

Une tâche de fond se lance alors dans notre système pour importer tous vos patients dans notre base de données. Un écran s'affichera pour vous le signaler.

A cette étape, il ne vous reste plus qu'à attendre de recevoir la notification qui vous informera quand votre importation est terminée. En cliquant sur cette notification, une fois réceptionnée, vous pourrez vérifier l'état et les possibles erreurs d'importation de chaque patient.

Si des erreurs sont signalées et que vous ne savez pas comment les régler, n'hésitez pas à contacter notre équipe via [email protected] ou via le chat en ligne en bas à droite de l'écran.

Voilà, c'est tout ! Vous n'avez plus qu'à vous rendre sur votre fonctionnalité "Dossiers patient" et commencer à les compléter dans Assistool.

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