Sur Assistool, vous pouvez désormais créer un ou plusieurs contact(s) et le(s) lier à un dossier patient pour effectuer toutes vos communications. 

L'avantage ? Définir plusieurs personnes de contact pour un seul et même patient, pouvoir lier un contact à plusieurs patients ou encore définir des attributions par contact (contact principal, contact de facturation, contact pour l'envoi des factures, contact pour l'envoi des rappels de séance).

Ajouter un contact lié à votre dossier patient

Pour créer un contact et le lier à votre patient, rendez-vous dans votre dossier patient. Un bloc "Contacts liés" s'affiche désormais dans l'onglet profil. Cliquez sur le petit bouton "+" pour créer un nouveau contact.

Une fenêtre s'ouvre alors et vous propose deux choix :

  • Créer un nouveau contact
    Lors de la création d'un nouveau contact, vous pouvez compléter toutes les informations : le nom-prénom, le lien avec le patient (maman, papa, etc.), la langue, l'adresse postale, l'adresse e-mail, le n° de gsm et/ou de téléphone fixe. Ensuite, il vous est demandé de configurer les attributions de ce contact vis-à-vis du patient concerné. Nous avons rédigé un article expliquant la fonction de chaque attribution. Pour finir, vous pouvez ajouter des étiquettes (tags) à relier au contact pour le retrouver plus facilement sur la fonctionnalité "Contacts" et rédiger un commentaire pour spécifier une information supplémentaire.

Modifier un contact lié à votre dossier patient

Pour modifier un contact lié à votre patient, rendez-vous dans son dossier. Sur l'onglet "profil" se trouve le bloc "Contacts liés" qui affiche l'ensemble des personnes de contact. Lorsque vous passez votre souris sur le contact (ou cliquez dessus sur un iPad), un petit icône crayon s'affiche en bas à droite. Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre de modification du contact.

Vos anciennes informations de contact ne sont pas perdues !

Avant notre dernière mise à jour, vous aviez déjà encodé des informations de contact dans le profil de vos patients. Ces données ne sont pas perdues et ont été transférées dans un contact existant par défaut. Vous pouvez modifier ce contact et y renseigner un nom-prénom et définir son lien avec le patient.

Visionner l'ensemble des contacts

Sur la fonctionnalité "Contacts", vous retrouverez désormais (en plus des contacts Institutions, Mutuelles et Editions) tous les contacts liés à vos dossiers patient dans un seul et même endroit.

Il est bon de savoir que si vous modifiez un contact via la fonctionnalité "Contacts", les options d'attributions ne seront pas affichées. Ces dernières ne sont paramètrables que via le dossier du patient concerné.

Autres utilisations des contacts

Vous pouvez profiter des contacts liés aux dossiers patient dans certains cas bien précis tels que : 

  • L'envoi d'une facture ou d'un rappel de paiement
    Lorsque vous déciderez d'envoyer votre facture au patient, vous pourrez sélectionner le(s) contact(s) de destination de votre e-mail.

  • L'envoi direct par e-mail des factures générées par lots
    Lorsque vous générerez les factures de vos prestations par lots, ce sont les contacts disposant de l'attribution "Contact principal" ou "Contact de facturation par défaut" qui serviront d'adresse e-mail de destination.

  • La configuration de vos rappels de séance
    Lorsque vous ajouter un nouveau rendez-vous dans l'agenda et que vous activez l'option d'envoi de rappel par SMS et/ou par e-mail, un bloc d'information vous indique à quel(s) contact(s) sera/seront envoyé(s) les rappels de séance. Pour chaque rendez-vous, vous pouvez à tout moment modifier les contacts prédéfinies pour les rappels en cliquant sur le lien présent dans la fenêtre de création / modification d'un rendez-vous.

  • Le partage du planning des rendez-vous
    Lors que vous désirez partager par e-mail le planning des séances planifiées avec un patient, un nouveau champ vous permet de sélectionner les contacts liés à qui envoyer le lien de partage par e-mail.

  • L'envoi d'un e-mail groupé
    Dans l'outil d'envoi d'e-mails groupés, vous ne pouvez sélectionner que des contacts définis comme "Contact principal" dans vos dossiers patient.

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