Introduction

La fonctionnalité de gestion des frais est un module de type comptable et qui vous offrira de nombreux avantages très utiles. Profitez d'un aperçu en temps-réel de vos dépenses, de leur état de paiement et du montant total que vous pourrez déduire à la fin de l'année. En encodant rigoureusement vos dépenses, vous pré-mâcherez également le travail d'encodage de votre comptable et serez en mesure de lui fournir un listing Excel de vos dépenses ainsi qu'un dossier compressé contenant toutes les pièces justificatives (.pdf, photos, etc) que vous aurez préalablement uploader dans chacune de vos dépenses.

Comptabilité ?

Ce module de gestion des frais est composé de plusieurs rubriques et peut vous sembler assez complexe au premier abord de part le fait qu'il y figure de nombreux termes issus du jargon "comptable". Mais pas d'inquiétude, il s'agit bien là d'une petite barrière à franchir et nous allons évidemment vous y aider ! Dans un premier temps, commençons par définir tous ces fameux termes techniques utilisés au sein du module :

  • Fournisseur : personne ou établissement qui fournit un service (ex : Voo, Proximus, ou même Assistool).
  • Charge : représente un type de dépense vous permettant d'en définir automatiquement son % de déductibilité et de quote-part privée.
  • Catégorie de charge : permet de classer vos charges dans différents groupes bien distincts.
  • Journal : similaire à votre journal de facturation pour le module de Factures & Paiements, celui-ci vous permet de séparer vos dépenses par différente année comptable mais aussi dans le cas où vous aimeriez tenir deux comptes de dépenses différents (ex : si vous gérez un centre, vous pourrez tenir un journal pour vos dépenses professionnelles et un journal pour toutes les dépenses liées directement à la tenue de votre centre).
  • Année comptable : correspond à l'exercice comptable, c'est-à-dire la période pour laquelle vous êtes tenue d'établir des comptes annuels. Généralement, la durée d'un exercice comptable est de 12 mois et s'aligne sur l'année civile (du 01 janvier au 31 décembre). Cependant, il existe des exceptions dans certains cas (ex : si vous venez de démarrer votre activité, et ce, en milieu d'année). Si vous avez un doute, nous vous conseillons de prendre vos renseignements auprès de la personne responsable de votre comptabilité.
  • Dépense : représente votre achat dans sa totalité et effectué chez un fournisseur, tout simplement.
  • Imputation : correspond généralement au détail de votre facture. Une dépense peut en effet contenir plusieurs éléments achetés au même moment et chez le même fournisseur. Séparer ces éléments en différentes imputations vous permettra de définir individuellement leur % de déductibilité en fonction leur quote-part privée.
  • Amortissement : période durant laquelle vous comptez répartir le montant de votre imputation en fonction de sa durée d'utilisation. En effet, si vous achetez du matériel que vous utiliserez durant 3 ans, il est alors intéressant d'étaler son coût sur plusieurs années comptables. Attention, l'amortissement concernera uniquement vos achats de type "matériel". Il est donc inutile d'amortir un abonnement de téléphone que vous payez en totalité tous les mois.
  • % de déductibilité : correspond au pourcentage du montant d'une imputation que vous pourrez déduire en fin d'année. Généralement, le pourcentage de déductibilité pour un achat professionnel est de 100%. Cependant, dans certains cas tels que des frais de restauration ou de voiture, la déductibilité est spécifique et différente. Nous vous conseillons dès lors de vous renseigner auprès de votre comptable pour obtenir les pourcentages exacts de déductibilité à appliquer sur vos différentes imputations.
  • % de quote-part privée : correspond au pourcentage d'usage privé de votre imputation (ex : si vous contractez un abonnement téléphonique et le financement d'un nouveau smartphone que vous utiliserez pour vos appels privés aussi, la quote-part privée applicable sera de 50%. Si au contraire, vous disposez d'un autre abonnement et smartphone pour votre usage privé, vous pourrez alors justifier l'application d'une quote-privée de 0%).
  • Montant déduit : correspond au montant total déductible d'une dépense (ex : sur une dépense de 100€, vous pourriez ne réellement déduire que 75€ dans vos impôts en fin d'année, et ce, en fonction du % de déductibilité que vous aurez appliqué aux imputations présentes dans cette facture).

Pré-configuration

L'étape de pré-configuration est importante pour garantir que votre module de gestion des frais soit correctement installé par rapport à votre propre situation professionnelle. Un questionnaire vous permettra entre autre d'importer et de définir vos charges avec les bons pourcentages de quote-part privée et de déductibilité.

Plusieurs options d'importation vous seront également proposées :

  1. Importation des factures : importez automatiquement toutes vos précédentes et futures factures d'abonnement Assistool dans vos dépenses.
  2. Charges & catégories : importez les catégories & charges par défaut fournies par Assistool.
  3. Fournisseurs : importez le listing de fournisseurs populaires proposé par Assistool (ex : Voo, Proximus, etc)

Nous vous recommandons évidemment de cocher les 3 options afin de gagner un maximum de temps dans la mise en place de votre gestion des frais. Une fois la pré-configuration terminée, nous vous conseillons de consulter votre comptable pour vérifier les pourcentages à utiliser en fonction des charges (véhicule, abonnement téléphonique, location d'un espace pour votre cabinet, etc). Sachez qu'il est toujours possible, à tout moment, d'ajouter et/ou modifier une charge.

Ajouter un frais

Avant de créer une dépense

Cette première étape est rapide et facile. Il vous suffit d'encoder au préalable le fournisseur et de vérifier la configuration de la charge liée à la dépense que vous comptez ajouter. Les conditions d'amortissement sont à configurer dans la charge et non à l'ajout de la dépense.

Créer une dépense

Une fois votre fournisseur ajouté et votre charge correctement configurée, définissez votre dépense avec une courte description, le journal correspondant, la date de votre achat (ou de la facture) ainsi que le montant total. 

Les autres champs (date limite de paiement, communication libre ou structurée), bien qu'optionnelles, peuvent vous être fort utiles pour effectuer vos paiements et vous rappeler de les faire.

Ajouter une imputation

Une fois votre dépense ajoutée, il vous faudra en définir les différentes imputations. Pour rappel, il peut être important d'imputer votre dépense puisqu'elles vous permettra d'en définir son % de déductibilité et sa période d'amortissement si la charge sélectionnée est de type "matériel" et vous permet donc de le faire.

Il est possible d'ajouter autant d'imputations qu'il est nécessaire d'en avoir. (ex : vous avez effectué un achat chez Media Markt. Votre achat comprend une imprimante et du papier. Dans ce cas, vous allez vouloir amortir le coût de votre imprimante sur 2 ans mais pas le papier, qui est un consommable. De ce fait, l'imprimante doit être imputée séparément du papier et renseigner les conditions d'amortissement).

Uploader une pièce justificative

Votre comptable requiera toujours une preuve justifiant votre achat et sa possible déductibilité. Vous pouvez uploader et stocker vos pièces justificatives (factures) sous différents formats : fichiers .pdf, .jpg, .png, etc. 

En ajoutant systématiquement un justificatif à votre dépense, vous vous assurez de ne pas l'égarer par la suite et prendrez de l'avance pour l'établissement de votre bilan en fin d'année. Notre système enverra automatiquement votre fichier dans le module Documents, dans le dossier "Dépenses", et le rangera dans des sous-dossiers classés par année / mois. A la fin de l'année, vous pourrez télécharger et fournir à votre comptable un dossier compressé (.zip) contenant toutes vos pièces justificatives déjà triées par mois ainsi qu'un inventaire de vos dépenses en fichier Excel (.xls).

Configurer une récurrence

Il peut arriver que vous deviez payer des frais de manière récurrente, tels qu'un abonnement téléphonique, un loyer, une assurance ou encore un abonnement pour un service en ligne (ex : Assistool ^^). Pour ne pas devoir ré-encoder une dépense similaire à chaque fois, vous pouvez configurer une récurrence à partir de votre dépense. 

Définissez un intervalle de récurrence, le montant par défaut de la dépense et précisez si cette récurrence dispose d'un montant et d'une date fixe. Une fois configurée, votre récurrence sera fonctionnelle pour une durée indéterminée et indépendante de votre dépense existante. Pour modifier ou supprimer une récurrence, il vous faudra dès lors vous rendre dans le panel de gestion des récurrences de votre module de gestion des frais.

Votre récurrence créera automatiquement une nouvelle dépense et par intervalle régulier, tel que défini dans la configuration. Néanmoins, si la date ou le montant de votre récurrence varie, le système vous proposera de générer votre dépense après validation de ces renseignements. Une dépense créée automatiquement sera directement imputée sur base de la configuration de la dépense.

Conseils et astuces

Si vous désirez démarrer la gestion de vos frais en 2018, nous vous conseillons de démarrer l'encodage de vos dépenses par le mois de janvier et de configurer tout de suite vos récurrences afin que le système puisse vous proposer de générer toutes vos dépenses régulières et déjà effectuées en 2018.

Si vous avez la moindre remarque, question ou qu'un passage de ce guide ne vous semble pas assez clair, n'hésitez pas à nous contacter via le chat en ligne ou via support@assistool.com.

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